Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Voor intakeafspraken in de ggz moet het dossier vóór of rond de afspraak op orde zijn. Daarbij hoort dat voor komende intakes tijdig een intakeverslag wordt aangemaakt en gevuld met gegevens die al in het ECD beschikbaar zijn, zoals verwijzinformatie, betrokken behandelaren en intakekenmerken. Zeker bij meerdere locaties en teams is dat terugkerend werk dat elke dag opnieuw speelt.
Gemiddeld ± 30 minuten per intakeverslag kwijt
Regelmatig ontbrekende of onvolledige intakeverslagen door versnipperde verwijsinformatie in documenten en meerdere ECD-onderdelen
Risico's rond vertraagde intakevoorbereiding en gebrekkig managementinzicht in volume uitval en terugkerende oorzaken van vertraging
• Verzamelen en controleren van informatie uit meerdere schermen verloopt vooraf automatisch
• Medewerkers houden tijd over voor inhoudelijk beoordelen van uitzonderingen
• Repetitief voorwerk verdwijnt uit het intakeproces
• Controles op bestaand verslag, actualiteit en broninformatie worden consequent uitgevoerd
• Dubbele vastlegging en onterecht blijven liggen van dossiers worden voorkomen
• Beslislogica is elke keer hetzelfde
• Vaste volgorde in controles en invulling zorgt voor gelijkmatigere verslaglegging
• Herstelwerk achteraf neemt af door uniforme werkwijze
• Medewerkers hoeven minder te corrigeren
• Stuurinformatie over vastlopers in intakevoorbereiding en dossierinrichting ontstaat
• Structurele oorzaken kunnen gericht worden aangepakt
• Niet alleen tijdwinst maar ook procesverbetering wordt zichtbaar
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering kijkt in de agenda naar intakeafspraken van morgen en overmorgen en zet de relevante afspraken klaar voor verwerking.
2. Per afspraak opent het proces het cliëntdossier en controleert het of de intake daadwerkelijk verwerkt moet worden.
3. Het proces controleert of er al een recent intakeverslag aanwezig is, zodat dubbel werk wordt voorkomen.
4. Als een nieuw verslag nodig is, verzamelt de automatisering gegevens uit het ECD, zoals betrokken behandelaren, verwijzer, vraag van de verwijzer en medicatie.
5. Bij jeugdintakes worden aanvullende dossiergegevens meegenomen als die nodig zijn voor het intakeverslag.
6. Vervolgens maakt het proces het intakeverslag aan, vult de beschikbare gegevens in en slaat het verslag op in het ECD.
7. Afwijkingen en niet-verwerkte dossiers worden vastgelegd in een overzicht, waarna een dagrapport wordt gedeeld met de organisatie.
Het voorbereiden van intakeverslagen is in de ggz typisch werk dat veel tijd kost zonder dat het inhoudelijk complex hoeft te zijn voor iedere afzonderlijke stap. Door de terugkerende controles, dossiernavigatie en vastlegging te automatiseren, ontstaat meer rust in het intakeproces, minder dubbel werk en beter zicht op de dossiers die echt aandacht van medewerkers vragen.
