Bij de start van een nieuw zorgtraject moet de intakeadministratie gegevens uit een indicatie of aanmelding overnemen in de juiste startdocumenten. Denk aan persoonsgegevens, contactgegevens en cliëntidentificatie die nodig zijn om de hulpovereenkomst en het intakeformulier correct in het dossier te krijgen. Zeker in de ambulante GGZ is dit een terugkerende stap die snel moet gebeuren, omdat de administratieve voorbereiding direct doorwerkt op de zorgstart.
Bij de start van een nieuw zorgtraject moet de intakeadministratie gegevens uit een indicatie of aanmelding overnemen in de juiste startdocumenten. Denk aan persoonsgegevens, contactgegevens en cliëntidentificatie die nodig zijn om de hulpovereenkomst en het intakeformulier correct in het dossier te krijgen. Zeker in de ambulante GGZ is dit een terugkerende stap die snel moet gebeuren, omdat de administratieve voorbereiding direct doorwerkt op de zorgstart.
• Gemiddeld ± 12 minuten per indicatie-aanmelding kwijt
• Regelmatig ontbrekende of foutief overgetypte persoonsgegevens door wisselende PDF-opmaak en handmatige veldinvoer onder tijdsdruk
• Risico's rond onjuiste startdocumentatie en privacygerelateerde invoerfouten bij gevoelige gegevens zoals BSN en geboortedatum
• Repeterende invoer van BSN, geboortedatum en adres wordt overgenomen
• Fouten in basisgegevens worden eerder afgevangen door automatische controles
• Beslislogica op ontbrekende of afwijkende gegevens is vast onderdeel van het proces
• Standaarddocumenten worden direct aangemaakt zodra intake-informatie beschikbaar is
• Vertraging tussen aanmelding en begeleiding wordt kleiner
• Medewerkers richten zich op gevallen die inhoudelijke beoordeling nodig hebben
• Vaste werkwijze in documentaanmaak en archivering vervangt handmatige variatie
• Mappenstructuur en documentkwaliteit worden uniformer
• Mailstatus wordt automatisch meegenomen in de verwerking
• Dossiers die aandacht vragen komen sneller boven water
• Uitval door ontbrekende bijlagen of foutieve extractie wordt direct zichtbaar
• Standaardgevallen en uitzonderingen worden van elkaar gescheiden
Bij de start van een nieuw zorgtraject moet de intakeadministratie gegevens uit een indicatie of aanmelding overnemen in de juiste startdocumenten. Denk aan persoonsgegevens, contactgegevens en cliëntidentificatie die nodig zijn om de hulpovereenkomst en het intakeformulier correct in het dossier te krijgen. Zeker in de ambulante GGZ is dit een terugkerende stap die snel moet gebeuren, omdat de administratieve voorbereiding direct doorwerkt op de zorgstart.
1. De automatisering haalt nieuwe intake- en indicatieberichten op uit de mailbox.
2. Per bericht wordt bepaald om welke cliënt het gaat en wordt de bijlage veilig opgeslagen voor verwerking.
3. De gegevens uit de indicatie worden uitgelezen en omgezet naar de velden die nodig zijn voor de intake- en contractdocumenten.
4. De hulpovereenkomst wordt automatisch gevuld met de beschikbare cliëntgegevens.
5. Het intakeformulier wordt automatisch aangemaakt op basis van dezelfde intakegegevens.
6. De documenten worden opgeslagen in de juiste map in het gedeelde dossier of portaal.
7. Na succesvolle verwerking wordt de e-mail verplaatst, zodat duidelijk is dat het dossier administratief is voorbereid.
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Dit proces automatiseert een herkenbare stap in de intakeadministratie: gegevens uit een indicatie overnemen, documenten opstellen en correct archiveren. Daarmee verdwijnt vooral het tijdrovende en foutgevoelige overtypwerk, terwijl uitzonderingen juist zichtbaarder worden. Het resultaat is een snellere administratieve voorbereiding van zorgstart en meer consistentie in de dossieropbouw.
