Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Het controleren van facturen voor externe inhuur is in de VVT zelden een eenvoudige financiële check. Voor elke factuur moet kloppen wie er gewerkt heeft, op welke locatie of organisatie-eenheid dat was, welk tarief is afgesproken en of de gewerkte tijden aansluiten op de registratie in het ECD of planningssysteem. Juist omdat inhuur over meerdere teams, locaties en diensten loopt, vraagt dit proces veel uitzoekwerk voordat een factuur verantwoord kan worden fiatteerd.
• Gemiddeld ± 15 minuten per inhuurfactuur kwijt
• Regelmatig niet-herkende tarief- of tijdafwijkingen door handmatige vergelijking van factuurregels met weekkaarten en ECD-dienstregistraties
• Risico's rond onnodige uitbetalingen en financiële afwijkingen door inhuurkosten die zonder volledig inzicht worden gefiatteerd
• Schakelen tussen systemen en referentiebestanden verdwijnt als voorwerk
• Medewerkers beoordelen alleen nog de afwijkingen
• Controlelogica hoeft niet telkens opnieuw handmatig te worden doorlopen
• Controles op medewerker, tarief, ORT en diensten verlopen consequent
• Afwijkingen worden eerder zichtbaar vóór fiattering
• Kans op foutieve goedkeuring neemt structureel af
• Reden van afkeur of twijfel wordt per factuurregel vastgelegd
• Finance en planning kunnen gerichter opvolgen
• Terugkerende tariefverschillen en ontbrekende registraties worden eerder gesignaleerd
• Patronen in contractafspraken, masterdata en factuuropmaak worden zichtbaar
• Procesverbetering wordt mogelijk op basis van structurele uitvaldata
• Automatisering ondersteunt ook het verbeteren van het bredere inhuurproces
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering haalt openstaande inhuurfacturen op uit het financieel systeem.
2. Per factuur wordt gecontroleerd of het document compleet en geschikt is voor inhoudelijke beoordeling.
3. De medewerker, locatie en organisatie-eenheid op de factuur worden vergeleken met de geldende referentielijsten.
4. De gedeclareerde tarieven, ORT-componenten en eventuele kilometers worden getoetst aan de gemaakte afspraken.
5. De gewerkte begin- en eindtijden worden vergeleken met de registratie in het ECD.
6. Per factuurregel wordt vastgelegd welke controles akkoord zijn en welke afwijkingen aandacht vragen.
7. Na afloop wordt een controleoverzicht gedeeld, zodat finance de uitzonderingen gericht kan opvolgen.
De controle van inhuurfacturen vraagt in de VVT veel meer dan alleen een financiële blik op een pdf. Door de terugkerende controles op medewerker, locatie, tarief en gewerkte uren te automatiseren, blijft handmatig werk beperkt tot de facturen waar echt iets mee aan de hand is. Dat levert tijd op, verkleint de kans op fouten en geeft tegelijk beter inzicht in waar het proces structureel hapert.
