Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de ggz worden operationele en kwaliteitsindicatoren periodiek gecontroleerd om te zien of registraties volledig en juist zijn vastgelegd. Daarbij worden overzichten uit een rapportageomgeving geraadpleegd, onderliggende details bekeken en resultaten gedeeld met collega’s die opvolging doen. Zeker bij indicatoren rond administratieve volledigheid vraagt dat om een terugkerend proces met vaste controles en duidelijke onderbouwing.
Gemiddeld ± 24 minuten per rapportagerun kwijt
Regelmatig foutieve of onvolledige exports door verkeerde periodes of schermafdrukken van verouderde weergaven
Risico's rond sturing op onjuiste kwaliteitsindicatoren en verlies van auditeerbaar bewijs bij onvolledig samengestelde eindbestanden
• Repetitief werk zoals openen, exporteren en versturen verdwijnt structureel
• Medewerkers houden tijd over voor inhoudelijke opvolging van afwijkingen
• De vaste volgorde met meerdere controlemomenten verloopt automatisch
• Dezelfde stappen worden per run consequent uitgevoerd
• Kans op overgeslagen indicatoren of verkeerde selecties neemt af
• Uitkomst is beter bruikbaar voor teams die op administratieve volledigheid sturen
• Schermafdrukken en onderliggende exports worden automatisch vastgelegd
• Interne controle en terugzoekbaarheid worden geborgd
• Onderbouwing van wat zichtbaar was op een moment blijft aantoonbaar
• Uitkomsten worden gecombineerd en direct naar betrokkenen verstuurd
• Stuurinformatie komt sneller beschikbaar zonder handmatige rapportageronde
• Teams hoeven minder te wachten op gegevens voor bijsturing
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering opent het AO Monitor-rapport en wacht tot de rapportage volledig beschikbaar is.
2. Per geselecteerde indicator wordt de detailweergave geopend zodat de onderliggende gegevens zichtbaar worden.
3. Van de relevante indicatorweergave wordt een schermafdruk vastgelegd voor onderbouwing en terugzoekbaarheid.
4. De onderliggende tabelgegevens worden per indicator geëxporteerd en met een herkenbare bestandsnaam opgeslagen.
5. De losse exports worden in Excel samengevoegd tot één geconsolideerd resultaatbestand.
6. Het resultaatbestand en de bijbehorende schermafdrukken worden per e-mail naar de betrokken medewerkers verstuurd.
Deze automatisering neemt een terugkerend rapportageproces over dat in de praktijk uit veel meer bestaat dan alleen twee exports maken. Door het ophalen, vastleggen, combineren en versturen te standaardiseren, wordt de uitkomst betrouwbaarder en sneller beschikbaar. Dat scheelt handmatig werk en geeft teams meer ruimte om zich te richten op de inhoudelijke opvolging van indicatoren.
