Binnen ziekenhuizen en zorgorganisaties komen leveranciersfacturen vaak per e-mail binnen, verspreid over veel afzenders, bijlagen en formaten. Voordat een factuur geboekt of verder gematcht kan worden, moet die eerst worden herkend, opgeslagen, gecontroleerd, juist benoemd en op de goede plek beschikbaar worden gemaakt. Dat lijkt eenvoudig, maar in de praktijk is het dagelijks terugkerend administratief werk met veel kleine controles en uitzonderingen.
Binnen ziekenhuizen en zorgorganisaties komen leveranciersfacturen vaak per e-mail binnen, verspreid over veel afzenders, bijlagen en formaten. Voordat een factuur geboekt of verder gematcht kan worden, moet die eerst worden herkend, opgeslagen, gecontroleerd, juist benoemd en op de goede plek beschikbaar worden gemaakt. Dat lijkt eenvoudig, maar in de praktijk is het dagelijks terugkerend administratief werk met veel kleine controles en uitzonderingen.
• Gemiddeld ± 7 minuten per leveranciersfactuur kwijt
• Regelmatig onjuist benoemde of verkeerd gearchiveerde facturen door inconsistente naamconventies en ontbrekend bijlageoverzicht
• Risico's rond betalingsvertragingen en auditgaten door facturen die in de inbox blijven of op de verkeerde verwerkingslocatie belanden
• Beslislogica per e-mail over relevantie en bijlages verloopt automatisch
• Repetitief uitzoekwerk dat weinig waarde toevoegt verdwijnt
• Medewerkers richten zich op inhoudelijke afwijkingen
• Vaste werkwijze per leverancier verkleint kans op menselijke vergissingen in de intake
• Kwaliteit van verdere factuurverwerking wordt geborgd
• Eerste stap in boeken, matchen en terugzoeken wordt betrouwbaarder
• Uitzonderingen zoals ontbrekende documenten of afwijkende formats worden direct gesignaleerd
• Gericht ingrijpen vervangt het doorzoeken van mailbox of mappenstructuur
• Medewerker hoeft niet achteraf de hele aanlevering na te lopen
• Grip op doorlooptijd, volume en uitval ontstaat automatisch
• Interne controle en opvolging richting leveranciers worden ondersteund
• Herleidbaarheid van wat met facturen is gebeurd wordt geborgd
Binnen ziekenhuizen en zorgorganisaties komen leveranciersfacturen vaak per e-mail binnen, verspreid over veel afzenders, bijlagen en formaten. Voordat een factuur geboekt of verder gematcht kan worden, moet die eerst worden herkend, opgeslagen, gecontroleerd, juist benoemd en op de goede plek beschikbaar worden gemaakt. Dat lijkt eenvoudig, maar in de praktijk is het dagelijks terugkerend administratief werk met veel kleine controles en uitzonderingen.
1. De automatisering leest per leverancier de inkomende factuurmailbox uit voor de relevante berichten.
2. Bijlagen uit deze e-mails worden opgeslagen en gecontroleerd op bruikbaarheid voor factuurverwerking.
3. Niet-relevante bijlagen worden verwijderd, zodat alleen de juiste PDF-facturen overblijven.
4. De factuurbestanden krijgen een vaste naamgeving en worden geteld voor de verwerkingsregistratie.
5. De verwerkte e-mails worden naar het archief verplaatst, zodat de inbox schoon blijft en de audittrail behouden is.
6. De facturen worden naar de centrale verwerkingslocatie gebracht en beschikbaar gemaakt in het financieel systeem.
7. Bij afwijkingen of fouten wordt een uitzonderingsmelding verstuurd en aan het einde volgt een dagoverzicht van de verwerking.
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
De intake van leveranciersfacturen is in veel ziekenhuisomgevingen een terugkerend, precies en foutgevoelig proces. Door het ophalen, opschonen, archiveren en klaarzetten van facturen te automatiseren, ontstaat meer snelheid en minder handmatig herstelwerk. Medewerkers houden daardoor tijd over voor uitzonderingen en inhoudelijke controle, terwijl de organisatie beter zicht krijgt op volume, uitval en voortgang.
