In veel VVT-organisaties komen behandelregistraties uit het ECD periodiek samen in een lijst die nog administratief verwerkt moet worden. Per regel moet worden gecontroleerd of de cliënt op de behandeldatum de juiste WLZ-arrangementen heeft, of de prestatie op die datum past binnen de financiering, en of de registratie correct kan worden vastgelegd voor declaratie. Zeker bij paramedische behandelingen en vervoer vraagt dat nauwkeurige controle voordat een regel administratief echt rond is.
In veel VVT-organisaties komen behandelregistraties uit het ECD periodiek samen in een lijst die nog administratief verwerkt moet worden. Per regel moet worden gecontroleerd of de cliënt op de behandeldatum de juiste WLZ-arrangementen heeft, of de prestatie op die datum past binnen de financiering, en of de registratie correct kan worden vastgelegd voor declaratie. Zeker bij paramedische behandelingen en vervoer vraagt dat nauwkeurige controle voordat een regel administratief echt rond is.
• Gemiddeld ± 14 minuten per WLZ-behandelregistratie kwijt
• Regelmatig onjuist gekoppelde arrangementen of foutieve prestaties door niet-unieke cliëntmatches en ontbrekende product-einddatums
• Risico's rond afgewezen WLZ-declaraties en oplopende uitvalregistraties bij arrangementen die niet aansluiten op de behandeldatum
• Beslislogica over arrangementen, uitzonderingen en vervolgstappen verloopt automatisch
• Werk verschuift van handmatig uitzoeken naar gericht beoordelen
• Repeterend invoerwerk verdwijnt structureel
• Fouten in financiering of medewerkerkoppeling worden eerder onderschept
• Onjuiste registraties stromen niet ongemerkt door naar de declaratieketen
• Checks worden bij verwerking uitgevoerd in plaats van achteraf
• Terugkerende uitzonderingen worden gestructureerd vastgelegd
• Werkvoorraad is gericht stuurbaar zonder losse herstelacties
• Ontbrekende WLZ-dekking of dubbele matches worden expliciet gesignaleerd
• Variatie in disciplines, prestaties en financieringsregels wordt hanteerbaar
• Inhoudelijke controle verdwijnt niet ondanks automatisering
• Afhankelijkheden tussen ECD, arrangement en declaratiestatus blijven geborgd
In veel VVT-organisaties komen behandelregistraties uit het ECD periodiek samen in een lijst die nog administratief verwerkt moet worden. Per regel moet worden gecontroleerd of de cliënt op de behandeldatum de juiste WLZ-arrangementen heeft, of de prestatie op die datum past binnen de financiering, en of de registratie correct kan worden vastgelegd voor declaratie. Zeker bij paramedische behandelingen en vervoer vraagt dat nauwkeurige controle voordat een regel administratief echt rond is.
1. De automatisering haalt een periodieke export met behandel- en vervoersregistraties op uit het ECD.
2. Per regel zoekt zij de cliënt op en controleert of de match uniek en administratief bruikbaar is.
3. Vervolgens beoordeelt zij of op de behandeldatum het juiste WLZ-arrangement actief is en of aanvullende producten nodig zijn.
4. Bij reguliere behandelprestaties legt zij de registratie vast met de juiste datum, tijden, financiering en medewerker.
5. Bij vervoer verwerkt zij de prestatie volgens de afwijkende regels en voegt waar nodig de juiste kostenregistratie toe.
6. Na succesvolle verwerking werkt zij de status van de bronregel bij in het ECD.
7. Registraties die niet verwerkt kunnen worden, worden als uitval vastgelegd en gedeeld voor opvolging door de zorgadministratie.
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Dit proces draait om veel meer dan het overnemen van regels uit een export. Het vraagt per registratie om inhoudelijke controles op cliënt, arrangement, datum, prestatie en declarabiliteit. Door die terugkerende beslislogica te automatiseren, ontstaat minder handwerk, minder correctiewerk en meer grip op uitval en voortgang.
