Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Na een intake in de specialistische GGZ moet de uitkomst vaak worden vastgelegd in een brief aan de huisarts of verwijzer. Daarin komen onder meer de samenvatting en conclusie, het advies, de DSM-5-classificatie en de juiste afzender- en verwijzersgegevens samen in het cliëntdossier.
• Gemiddeld ± 24 minuten per cliëntdossier kwijt
• Regelmatig onjuiste of ontbrekende huisartsbrieven door nog niet-definitieve intakeverslagen of dubbel aangemaakte briefdocumenten
• Risico's rond onjuiste communicatie richting verwijzer en vervuilde dossiers bij brieven die niet aansluiten op het intakeverslag of de classificatie
• Repetitief zoek-, controle- en plakwerk per dossier verdwijnt
• De hele administratieve afhandeling rondom het sjabloon wordt overgenomen
• Medewerkers houden tijd over voor dossiers die inhoudelijke aandacht vragen
• Verplichte velden, verwijzersinformatie en classificaties worden consequent ingevuld
• Kans op ontbrekende onderdelen of inconsistenties wordt kleiner
• Brieven sluiten altijd aan op het intakeverslag
• Dossiers die nog niet gereed zijn worden bewust overgeslagen en gelogd
• Fouten in al aangemaakte correspondentie worden voorkomen
• Uitval is concreet stuurbaar voor medewerkers en teamleiders
• Inzicht in wat doorloopt, wat wordt overgeslagen en waarom
• Vertraging signaleert incomplete verslaglegging of werkafspraken
• Tijdswinst én zicht op waar het proces organisatorisch vastloopt
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering ontvangt een signaal dat voor een cliëntdossier moet worden gecontroleerd of een huisartsbrief kan worden aangemaakt.
2. In het ECD wordt opgezocht of het intakeverslag definitief is en of de benodigde intakegegevens beschikbaar zijn.
3. De samenvatting en conclusie, het advies, de DSM-
5-classificatie en de gegevens van verwijzer en behandelaar worden uit het dossier verzameld en gecontroleerd.
4. Als verplichte informatie ontbreekt of de intake nog op 'Concept' staat, wordt het dossier overgeslagen en vastgelegd voor opvolging of herverwerking.
5. Als het dossier compleet is, wordt in het cliëntdossier een brief aangemaakt op basis van het juiste sjabloon.
6. De brief wordt gevuld en aangepast op basis van de dossierinhoud, inclusief de juiste geadresseerde, classificatie en ondertekening.
7. De uitkomst wordt geregistreerd, zodat zichtbaar is welke dossiers succesvol zijn verwerkt en welke zijn uitgevallen of bewust zijn overgeslagen.
Het genereren van huisartsbrieven na intake is in de GGZ typisch werk dat veel tijd kost, terwijl het grotendeels bestaat uit terugkerende dossierhandelingen met vaste beslisregels. Door die stap te automatiseren, neemt de administratieve last af, worden incomplete dossiers tijdig gesignaleerd en ontstaat meer grip op doorlooptijd, uitval en kwaliteit van correspondentie.
