Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Na een intake moeten in de GGZ meerdere administratieve en dossierstappen in de juiste volgorde worden afgerond. Denk aan het controleren van het intakeverslag, nagaan of randvoorwaarden zijn ingevuld, beoordelen of vervolgregistratie nodig is en het uitzetten van de communicatie naar de huisarts. Dat is werk dat vaak tussen zorgadministratie, secretariaat en ECD-beheer in ligt en per dossier net anders kan uitpakken.
• Gemiddeld ± 25 minuten per intakedossier kwijt
• Regelmatig overgeslagen of dubbel opgepakte dossiers door incomplete toestemmingsvelden of al bestaande huisartsbrieven
• Risico's rond onjuiste classificatiedossiers en incomplete intakeverantwoording bij dossiers waarbij risicoscreening of diagnosestelling nog niet is afgerond
• Repetitief zoek- en controlewerk in het ECD per dossier verdwijnt
• Beslislogica wordt automatisch toegepast op status, intaketijdstip en vervolgacties
• Medewerkers houden tijd over voor het echte uitzonderingswerk
• Bestaande huisartsbrief in het dossier wordt herkend en niet opnieuw aangemaakt
• Dubbele communicatie en onnodige herstelacties worden voorkomen
• Idempotentie is vast onderdeel van het proces
• Verplichte onderdelen worden gecontroleerd op volledigheid voor verwerking
• Toestemming, risicoscreening en classificatie zijn vaste controlepunten
• Dossiers die administratief niet klaar zijn worden eerder gesignaleerd
• Teams zien welke dossiers zijn overgeslagen en waarom
• Intakeproces wordt beter bestuurbaar bij meerdere teams of locaties
• Stuurinformatie over afgeronde en openstaande dossiers is direct beschikbaar
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces haalt recente intakeverslagen met de juiste status op uit het ECD.
2. Per intakeverslag wordt gecontroleerd of het dossier al eerder is beoordeeld of nog verdere controle nodig heeft.
3. Daarna wordt nagegaan of er in het dossier al een huisartsbrief of vergelijkbaar document aanwezig is.
4. Het proces leest de relevante intakegegevens uit, zoals risicoscreening, toestemming en de vraag of een diagnose gesteld kan worden.
5. Vervolgens bepaalt het of classificatiegegevens al volledig zijn vastgelegd of dat aanvulling nodig is.
6. Op basis van deze beoordeling wordt automatisch de huisartsbrief, de classificatie-aanvulling of beide vervolgacties gestart.
7. De uitkomst per dossier wordt vastgelegd in een overzicht voor controle, opvolging en audittrail.
Deze automatisering neemt een terugkerende GGZ-taak over waarin veel kleine dossiercontroles en beslismomenten samenkomen. Daardoor worden huisartsbrieven en classificatie alleen gestart wanneer het dossier daar echt klaar voor is, zonder dubbel werk of onnodige opvolging. Voor de organisatie levert dat minder administratieve belasting, meer grip op uitval en een beter bestuurbaar intakeproces op.
