Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Bij de instroom van flexkrachten moeten persoonsgegevens, contractafspraken en loonheffingsgegevens volledig en juist worden vastgelegd. In de praktijk betekent dit dat medewerkers onboardingrecords nalopen, gegevens uit het portaal overnemen en controleren of alles klaarstaat voor verdere verwerking in HR en payroll.
• Gemiddeld ± 5
• 5 minuten per onboardingrecord kwijt
• Regelmatig incomplete of foutieve gevoelige gegevens zoals BSN en contractdata door contextwisselingen tussen portaal en Excel
• Repetitief uitzoek- en overtypwerk per onboardingrecord verdwijnt
• Beslislogica over tabbladen, velden en bevestigingspopups verloopt automatisch
• Medewerkers richten zich op echte uitzonderingen
• Gestructureerde verzameling en vastlegging verkleint kans op overschrijffouten
• Overdracht naar HR en payroll wordt voorspelbaarder
• Controles op BSN, contractdata en loonheffingsgegevens verlopen consistent
• Bij batches en grotere volumes blijft het duidelijk waar het proces gebleven is
• Eerder behandelde onboardingen hoeven niet opnieuw doorlopen te worden
• Risico op uitval door sessieverlies of onderbrekingen wordt beperkt
• Volume, doorlooptijd en uitval zijn inzichtelijk per periode
• HR en teamleiding kunnen pieken in instroom beter opvangen
• Inzicht in aantallen open
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces opent het portaal en gaat naar het overzicht met flexkracht-onboardingen.
2. Per pagina wordt bepaald welke onboardingrecords nog verwerkt moeten worden.
3. Van ieder record worden de relevante persoonsgegevens en contractgegevens uitgelezen.
4. Daarna worden ook de loonheffingsgegevens gecontroleerd en toegevoegd aan de rapportage.
5. De verzamelde gegevens worden direct vastgelegd in Excel als controle- en werklijst.
6. Na verwerking wordt het record gesloten, eventuele meldingen worden afgehandeld en de voortgang wordt gelogd voor herstart indien nodig.
Het vastleggen van onboardinggegevens van flexkrachten is in veel VVT-organisaties nog handmatig, repetitief en foutgevoelig werk. Door het uitlezen, controleren en registreren van deze gegevens te automatiseren, neemt de administratieve belasting af en ontstaat meer grip op volledigheid, voortgang en uitzonderingen. Dat is vooral waardevol bij groeiende instroom en een organisatie die over meerdere teams of regio’s werkt.
