Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de VVT komt het regelmatig voor dat een dienst in de planning over meerdere financieringsstromen verdeeld moet worden. Voor de komende dag moeten planners of zorgadministratieve medewerkers dan per team en per medewerker controleren of de verdeling klopt, zodat inzet juist wordt vastgelegd voor verantwoording en declaratie.
• Gemiddeld ± 5 minuten per medewerker-dienst per planningsdag kwijt
• Regelmatig gemiste financieringsregels of onjuiste Zvw-toevoegingen door handmatige beoordeling van gele regels in dag- en avonddiensten
• Risico's rond onjuiste verantwoording van zorgfinancieringsstromen en extra correctiewerk bij niet of te laat gecorrigeerde planningsregels
• Onjuiste Zvw-toewijzingen worden eerder gecorrigeerd door consequente controle
• Naloop in de administratie en uitzoekwerk achteraf nemen af
• Beslislogica op planningsregels met meerdere financieringen verloopt automatisch
• Repetitief zoekwerk per team, datum en medewerker verdwijnt
• Uitzonderingen zoals medewerkers zonder te corrigeren regels worden automatisch behandeld
• Medewerker blijft nodig voor beoordeling van afwijkingen
• Dezelfde beslisregels worden team voor team en dienst voor dienst toegepast
• Uitkomst wordt voorspelbaarder en beter uitlegbaar
• Variatie in uitvoering onder tijdsdruk verdwijnt
• Hoeveel medewerkers gecontroleerd zijn en hoeveel correcties gedaan zijn wordt vastgelegd
• Teamleiding en procesverantwoordelijken krijgen inzicht in werkelijke belasting
• Kwaliteit van de registratie wordt inzichtelijk
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering opent het portaal en gaat naar de planning in het ECD.
2. Per team wordt de planning voor de komende dag geselecteerd.
3. Binnen elk team worden de medewerkers in de relevante diensten één voor één gecontroleerd.
4. Per medewerker wordt beoordeeld of er planningsregels zijn met meerdere financieringen.
5. Als zo’n regel aanwezig is, wordt de juiste tijd aan Zvw toegevoegd en opgeslagen.
6. Na de correctie wordt de oorspronkelijke medewerker weer teruggezet en vervolgt het proces met de volgende medewerker.
7. Na afloop wordt een overzicht verstuurd van de uitgevoerde controles en eventuele uitval.
De controle op financieringsverdeling in de planning is een terugkerend proces met veel uitzonderingen en weinig ruimte voor fouten. Door dit systematisch te automatiseren, neemt het handmatige zoek- en correctiewerk sterk af en wordt de registratie consistenter. Dat levert tijd op, beperkt herstelwerk achteraf en geeft beter inzicht in wat er per team daadwerkelijk gebeurt.
