Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen VVT-organisaties komt het regelmatig voor dat debiteuren een factuur per e-mail moeten ontvangen op basis van een interne instructie. Daarbij moeten de juiste factuurnummers worden opgezocht, eventuele bijlagen worden meegenomen en moet per debiteur gecontroleerd worden naar welk e-mailadres de stukken verstuurd mogen worden. Het lijkt een rechttoe rechtaan administratieve taak, maar in de praktijk vraagt het per factuur steeds opnieuw om controle, beoordeling en opvolging.
• Gemiddeld ± 12 minuten per factuur kwijt
• Regelmatig niet-te-versturen of niet-vindbare facturen door ontbrekende e-mailadressen of onjuiste instructiemail-interpretatie
• Risico's rond vertraagde debiteurenafhandeling en compliance-gaten door facturen die onterecht worden verzonden of ongemerkt blijven liggen
• Beslislogica over welke factuur, bijlage, bestemming en toestemming telkens terugkomt verloopt automatisch
• Handmatig zoek- en controlewerk uit de dagtaak verdwijnt
• Medewerkers richten zich op uitzonderingen
• Alle controles voor verzending verlopen consequent ongeacht wie het doet
• Kans op verkeerde of onvolledige verzendingen neemt af
• Beslismomenten zoals ontbrekende bijlage of niet-versturen-markering worden geborgd
• Afwijkingen worden apart vastgelegd voor gerichte opvolging
• Finance kan sturen op werkvoorraad in plaats van achteraf reconstrueren
• Ontbrekende stukken en onduidelijke instructies worden expliciet gesignaleerd
• Betrouwbaar beeld van doorlooptijd, volume en achterstanden ontstaat
• Documenten worden consequent afgehandeld na verwerking
• Uitzonderingen blijven zichtbaar voor gerichte bijsturing
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces leest nieuwe instructiemails uit de mailbox en haalt daar de te verwerken factuurnummers uit.
2. Per factuur wordt beoordeeld of deze verzonden moet worden en of er aanvullende bijlagen nodig zijn.
3. De juiste factuur en eventuele bijlagen worden opgezocht in de documentenomgeving en klaargezet voor verzending.
4. Het bijbehorende e-mailadres van de debiteur wordt opgezocht in de debiteurenlijst.
5. De factuur wordt met de juiste documenten per e-mail verstuurd naar de debiteur.
6. Uitzonderingen, zoals ontbrekende bestanden of ontbrekende contactgegevens, worden apart vastgelegd voor opvolging.
7. Na verwerking worden documenten en berichten verplaatst zodat zichtbaar is wat afgehandeld is en wat niet.
Het versturen van facturen aan debiteuren is in veel VVT-organisaties een terugkerend financeproces met meer uitzonderingen en controles dan het op het eerste gezicht lijkt. Door het zoekwerk, de beslislogica en de administratieve afhandeling te automatiseren, neemt de handmatige belasting af en wordt de kans op fouten kleiner. Tegelijk ontstaat meer grip op uitzonderingen, doorlooptijd en openstaande werkvoorraad.
