Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de zorgadministratie in de GGZ is het periodiek exporteren en printen van facturen een terugkerend onderdeel van de facturatiecyclus. Per exportprofiel en periode moet worden gecontroleerd of de juiste set facturen wordt klaargezet, uitgevoerd en vastgelegd, zodat vervolgverwerking in de financiële keten door kan. Zeker bij meerdere profielen en maanden is dit werk voorspelbaar, maar wel nauwkeurig en tijdgebonden.
• Gemiddeld ± 4 minuten per profiel per maand kwijt aan export en print
• Regelmatig onvolledige factuurruns door vergeten profielen of onjuiste maand- en jaarselecties
• Risico's rond financiële achterstanden en herstelwerk bij facturatieperiodes die niet volledig zijn verwerkt of gecontroleerd
• Dezelfde controle- en selectiestappen in de juiste volgorde verlopen automatisch
• Medewerkers hoeven niet per profiel en maand door dezelfde schermen
• Tijdswinst in piekmomenten van de facturatiecyclus is direct merkbaar
• Profielen en maanden worden systematisch doorlopen zonder overgeslagen periode
• Kans op gemiste exports en vergeten printacties neemt af
• Verschillen tussen geëxporteerde en verwerkte facturen worden voorkomen
• Per profiel en periode wordt vastgelegd welke runs zijn voltooid
• Uitzonderingen zijn direct zichtbaar voor gerichte opvolging
• Opvolging door zorgadministratie of finance wordt gerichter
• Medewerkers richten zich op afwijkingen en vervolgvragen in de financiële afhandeling
• Routinematige schermnavigatie verdwijnt uit het werk
• Afdeling voegt meer waarde toe op inhoudelijke taken
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering meldt zich aan in het ECD en controleert of de werksessie beschikbaar is.
2. Voor de actuele facturatieronde bepaalt het proces welke maanden van het lopende jaar verwerkt moeten worden.
3. Per factuurprofiel opent de automatisering eerst de exportfunctie en selecteert zij de juiste periode, maand en jaar.
4. De factuurgegevens worden per profiel en maand geëxporteerd en direct vastgelegd als verwerkte stap.
5. Daarna opent de automatisering voor hetzelfde profiel de printfunctie en verwerkt zij dezelfde set maanden opnieuw.
6. Per maand wordt de printactie uitgevoerd en gecontroleerd, zodat export en print met elkaar in lijn blijven.
7. Na afloop is zichtbaar welke profielen en periodes zijn verwerkt en welke uitzonderingen nog handmatig opgepakt moeten worden.
Het exporteren en printen van facturen is in veel GGZ-organisaties een terugkerende administratieve taak met veel herhaling en weinig foutmarge. Door dit proces per profiel en periode geautomatiseerd uit te voeren, wordt de facturatieronde voorspelbaarder, beter navolgbaar en minder afhankelijk van handmatig werk. Medewerkers houden daarmee tijd over voor uitzonderingen en controles die echt aandacht vragen.
