Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de VVT vraagt de afhandeling van facturen voor dagbesteding en vervoer om meer dan alleen een financiële check. Per factuur moet worden vastgesteld of de gedeclareerde dagdelen en het vervoer passen bij de cliënt, het geldende WLZ-arrangement en de daadwerkelijk te registreren aanwezigheid. Dat vraagt afstemming tussen factuurverwerking, cliëntadministratie en zorgregistratie.
• Gemiddeld ± 28 minuten per dagbestedingsfactuur kwijt
• Regelmatig onjuiste aanwezigheidsregistraties of overschreden weeklimieten die pas bij controle achteraf worden ontdekt
• Risico's rond WLZ-facturatiefouten en onnodige uitvalregistraties bij facturen waar arrangement of vervoersrecht niet overeenkomt met de declaratie
• Controles op declaratie, cliëntgegevens, arrangement en gebruik verlopen automatisch
• Tijdrovend uitzoekwerk tussen portaal, ECD en dagbestedingsregistratie verdwijnt
• Inhoudelijke beslisregels worden consequent toegepast
• Afwijkingen zoals verkeerd BSN, niet-recht op vervoer of bereikt limiet worden direct gesignaleerd
• Goedkeuren van facturen met foute gegevens wordt voorkomen
• Fouten werken niet door in registratie en kostenverwerking
• Reden van afkeur of twijfel wordt concreet teruggekoppeld in het portaal
• Finance en backoffice weten direct welke facturen aandacht nodig hebben
• Gerichte opvolging richting afkeur of creditnota wordt mogelijk
#VALUE!
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces opent de te beoordelen facturen in het portaal en selecteert een factuur voor controle.
2. De declaratiegegevens uit het factuurdocument worden uitgelezen, zoals BSN, dagdelen, data en vervoer.
3. In het ECD wordt de cliënt opgezocht en gecontroleerd op BSN, naam en het juiste arrangement.
4. Vervolgens wordt beoordeeld of recht op dagdelen en vervoer aansluit op de factuur en of limieten niet zijn overschreden.
5. Als de controle akkoord is, wordt in de dagbestedingsregistratie per datum de juiste aanwezigheid voor ochtend, middag en eventueel vervoer vastgelegd.
6. Daarna wordt in het portaal een opmerking geplaatst en wordt de factuur goedgekeurd of als uitzondering doorgezet.
7. Bij afwijkingen wordt de reden direct vastgelegd, zodat duidelijk is waarom de factuur niet regulier verwerkt kan worden.
Deze automatisering ondersteunt een proces waarin financiële controle en zorgregistratie direct samenkomen. Door facturen systematisch te toetsen aan cliëntgegevens, arrangementen en geregistreerd gebruik, neemt de handmatige belasting af en worden afwijkingen eerder zichtbaar. Dat levert tijd op, voorkomt onterechte verwerking en geeft meer grip op de kwaliteit van zowel factuurafhandeling als dagbestedingsregistratie.
