Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In veel paramedische organisaties worden handelingen periodiek uit het ECD geëxporteerd voor vervolgprocessen zoals declaratiecontroles, managementrapportages of centrale consolidatie. Dat lijkt op het eerste gezicht een eenvoudige administratieve taak, maar in de praktijk vraagt het per administratie of locatie steeds dezelfde reeks handelingen: inloggen, de juiste export starten, wachten op verwerking en controleren of de bestanden echt zijn aangemaakt.
Gemiddeld ± 6 minuten per exportrun kwijt
Regelmatig onvolledige of vertraagde exports door sessie- en laadproblemen in de ECD-client
Risico's rond onbetrouwbare gegevensstromen naar declaratie- en rapportageprocessen stroomafwaarts
• Tussenstappen rondom de export worden automatisch uitgevoerd
• Repetitief werk bij backoffice en praktijkadministratie verdwijnt
• Beslislogica over context en compleetheid van output verloopt gestandaardiseerd
• Volledige output wordt systematisch gecontroleerd voor vervolgprocessen
• Kans dat downstream processen starten met onvolledige gegevens neemt af
• Export als basis voor declaratie en rapportage wordt betrouwbaarder
• Vertraagde exports, open sessies en vastgelopen clients worden automatisch afgevangen
• Medewerkers hoeven niet achteraf uit te zoeken waar het misliep
• Herstelstappen zijn onderdeel van het proces
• Voorspelbaarheid in frequentie, volledigheid en planning neemt toe
• Centrale regie op zorgadministratie en rapportage wordt eenvoudiger
• Werkwijze is consistent ook bij meerdere locaties
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering opent het ECD en logt in met de juiste gebruikerscontext.
2. Per run of administratie wordt de export van handelingen gestart met de juiste instellingen.
3. De export wordt opgeslagen in de vooraf bepaalde uitvoermap voor verdere verwerking.
4. Na het starten controleert het proces of het verwachte aantal exportbestanden is aangemaakt.
5. Als bestanden nog ontbreken, wacht het proces extra tijd en voert het de controle opnieuw uit.
6. Wanneer de output compleet is, wordt het ECD afgesloten zodat geen sessies of vastgelopen clients achterblijven.
Deze automatisering pakt een terugkerend administratief proces aan dat in de praktijk vooral tijd kost door wachten, controleren en herstellen. Door de export van handelingen inclusief bestandscontrole en afsluiting van het ECD te standaardiseren, neemt de uitvoerbaarheid toe en daalt de kans op onvolledige output. Dat levert vooral rust op in de backoffice en meer betrouwbaarheid voor de processen die op deze export verder bouwen.
