Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Veel paramedische organisaties halen periodiek behandeldata, klinimetrie en declaratieregels uit het ECD voor centrale rapportage, controle en verdere administratieve verwerking. Dat lijkt op het eerste gezicht een vaste routine, maar in de praktijk vraagt het per export om de juiste selectie, de juiste peildatum en controle of de bestanden echt volledig zijn weggeschreven. Zeker in een organisatie met meerdere administraties is dit terugkerend werk dat nauw moet gebeuren.
Gemiddeld ± 20 minuten per administratie per exportrun kwijt
Regelmatig ontbrekende of onjuist gefilterde exportbestanden door timing- en uitzonderingsregels die handmatig worden bijgehouden
Risico's rond onvolledige rapportages en vertragingen in declaratiecontroles door niet-reproduceerbare exportresultaten per administratie
• Terugkerend controlewerk over wanneer wel of niet draaien verdwijnt
• Beslisregels per dag, administratie en bestandstype worden automatisch toegepast
• Medewerkers richten zich op uitzonderingen in plaats van routine
• Onvolledige exports door te vroeg ophalen worden voorkomen
• Kans op verkeerde of ontbrekende data neemt merkbaar af
• Bestanden worden pas verwerkt als ze stabiel en volledig zijn
• Herstelstappen bij trage verwerking en open sessies worden meegenomen
• Handmatig herstellen na vastgelopen schermen verdwijnt
• Het proces hangt niet langer op incidenten die aandacht vragen
• Vertraging en extra aandacht vragende exports worden inzichtelijk
• Houvast op aantallen, doorlooptijden en structurele uitzonderingen neemt toe
• Centrale sturing in organisaties met meerdere locaties wordt eenvoudiger
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces controleert eerst of de export die dag uitgevoerd mag worden en of de betreffende administratie meegenomen moet worden.
2. Daarna wordt ingelogd in het ECD en wordt de export van behandeldata gestart met de juiste selectie en peildatum.
3. Vervolgens wordt opnieuw ingelogd en wordt de export van klinimetrie uitgevoerd naar de afgesproken opslaglocatie.
4. Daarna wordt de export van declaratieregels gestart met het juiste datumbereik en de juiste bestandslocatie.
5. Na het starten van de exports wacht het proces tot de bestanden naar verwachting volledig zijn weggeschreven.
6. Het proces controleert vervolgens of de exportbestanden aanwezig zijn en of ze voldoende lang niet meer zijn gewijzigd.
7. Als een bestand nog ontbreekt of nog in bewerking lijkt, wordt opnieuw gewacht en gecontroleerd; na afronding wordt het ECD afgesloten zodat een volgende run schoon start.
Deze automatisering haalt een terugkerend en controle-intensief exportproces uit de handmatige uitvoering. Daardoor kost het minder tijd, ontstaat minder kans op onvolledige bestanden en wordt beter zichtbaar waar vertraging of uitval zit. Voor de dagelijkse praktijk betekent dat vooral meer voorspelbaarheid in de datastroom uit het ECD en minder handmatig uitzoekwerk voor de backoffice.
