Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de GGZ worden formulieren en verslagleggingsdocumenten in het ECD vastgelegd binnen de juiste fase van het zorgtraject, zoals intake, behandeling, crisis of verplichte registraties. Als documenten opnieuw moeten worden opgeslagen als PDF, opnieuw moeten worden toegevoegd met de juiste metadata en oude versies moeten worden verwijderd, is dat vooral administratief werk in een gevoelig deel van het dossier. Juist daar moet alles kloppen: plaatsing, status, datering en herleidbaarheid.
• Gemiddeld ± 7
• 5 minuten per documentregel kwijt
• Regelmatig dubbele of foutief gestatueerde documenten door handmatige versiebeoordeling en trage schermrespons in het ECD
• Tijdrovend dossierwerk met vaste beslislogica verdwijnt structureel
• Zoeken, openen, controleren en vastleggen per document loopt automatisch
• Werk dat weinig toevoegt maar wel concentratie vraagt wordt overgenomen
• Dubbele documenten en foutieve statussen worden voorkomen
• Bestaande versies worden gecontroleerd afgehandeld
• Nieuwe documenten worden correct vastgelegd zonder handmatige tussenkomst
• Uitval wordt per batchregel vastgelegd in plaats van verstopt
• Medewerkers lopen alleen de echte uitzonderingen na
• Herwerk en tijdverlies door onduidelijkheid over batchstatus verdwijnen
• Stuurinformatie gaat verder dan productiecijfers alleen
• Doorlooptijd, foutpatronen en openstaande uitzonderingen worden zichtbaar
• Traceerbaarheid van verwerking en uitval is geborgd
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering leest een batch met te verwerken documentregels in en zet per regel een verwerkingsstatus klaar.
2. Per documentregel wordt de juiste cliënt in het ECD opgezocht en wordt Verslaglegging geopend in de fase die bij het zorgtraject hoort.
3. Het juiste document wordt gecontroleerd op combinatie van datum, tijd en documentnaam voordat verdere verwerking start.
4. Het document wordt als PDF opgeslagen in een cliëntgebonden archiefmap en daarna opnieuw toegevoegd aan het ECD.
5. Bij het toevoegen worden de juiste metadata ingevuld, zoals documentdatum, tijd, zorgverlenercode, documenttype, status en opslagvorm.
6. Als al een oudere versie aanwezig is, wordt deze volgens vaste regels aangepast en verwijderd zodat het dossier schoon blijft.
7. Na afloop wordt de batchregel als verwerkt of uitgevallen geregistreerd, inclusief foutmelding als handmatige opvolging nodig is.
Deze automatisering neemt een terugkerend en nauwkeurig dossierproces over waarin veel controles, uitzonderingen en versiebeheer samenkomen. Daardoor daalt de administratieve belasting, wordt de kwaliteit van dossiervorming consistenter en ontstaat beter zicht op uitval en voortgang. Medewerkers houden hun aandacht over voor de gevallen waar echt beoordeling nodig is.
