Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de GGZ hoort bij het intake- en diagnostiekproces meer dan alleen het vastleggen van classificaties. DSM-classificaties, intakeverslagen en communicatie richting verwijzer moeten inhoudelijk met elkaar kloppen en op het juiste moment in het dossier worden verwerkt. Juist in die laatste administratieve stap ontstaat vaak veel handmatig zoek-, controle- en overtypwerk.
• Gemiddeld ± 20 minuten per cliëntdossier kwijt
• Regelmatig onjuist of onvolledig vastgelegde DSM-classificaties door handmatige statuschecks en meerdere documenten naast elkaar
• Risico's rond inconsistente dossiervorming en onjuiste communicatie richting verwijzer bij brieven die niet aansluiten op het intakeverslag
• Hele keten van zoeken, vergelijken, overnemen en aanpassen verdwijnt
• Medewerkers hoeven niet per cliënt dezelfde beslismomenten handmatig te doorlopen
• Tijdwinst in een proces dat inhoudelijk simpel lijkt maar vol kleine stappen zit
• Dezelfde broninformatie wordt consequent gebruikt voor verslaglegging én correspondentie
• Kans op onvolledige of tegenstrijdige informatie in het zorgtraject neemt af
• Classificatie, intakeverslag en verwijzersbrief sluiten op elkaar aan
• Stuurinformatie over ontbrekende diagnosevelden en verkeerde statussen ontstaat
• Gerichte herstelacties vervangen ad hoc uitzoeken per dossier
• Medewerkers richten zich op gevallen die beoordeling vragen
• Uitvoerend dossierwerk wordt gestandaardiseerd zodat inhoudelijke controle overblijft
• Medewerkers worden minder afhankelijk van individuele werkwijzen
• Piekbelasting rondom intake en diagnostiek wordt beter opvangen
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces haalt een werklijst op met cliënten waarvoor het intakeverslag administratief moet worden bijgewerkt.
2. Per cliënt worden in het ECD de actuele DSM-classificaties opgezocht en gecontroleerd op bruikbare hoofd- en nevendiagnoses.
3. Daarna wordt het juiste intakeverslag opgezocht en gecontroleerd of er precies één verslag is en of dit nog de status concept heeft.
4. Als aan die voorwaarden is voldaan, worden de diagnosevelden in het intakeverslag automatisch aangevuld en opgeslagen.
5. Vervolgens wordt in het financieel of administratief systeem gecontroleerd of de standaardbrief al bestaat of nog moet worden aangemaakt.
6. De brief wordt gevuld en aangepast met de bevindingen, DSM-classificaties en naam van de opsteller uit het intakeverslag.
7. Dossiers die niet automatisch verwerkt kunnen worden, worden gelogd voor handmatige beoordeling en opvolging.
Dit proces gaat over een terugkerende administratieve stap in de intakefase waarin dossierinformatie en verwijzerscommunicatie exact op elkaar moeten aansluiten. Door het zoek-, controle- en invulwerk te automatiseren, daalt de handmatige belasting per dossier en worden uitzonderingen veel beter zichtbaar. Dat levert niet alleen tijdswinst op, maar vooral meer consistentie en meer grip op de uitvoering.
