Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de VVT begint een correcte facturatie- en declaratiecyclus vaak met het klaarzetten van de juiste productiegegevens uit het ECD. Daarbij moet over de juiste periode een export of rapportage worden gestart, gecontroleerd en bewaakt, zodat de vervolgverwerking kan doorgaan zonder dubbels of ontbrekende gegevens.
• Gemiddeld ± 15 minuten per declaratievoorbereidingsrun kwijt
• Regelmatig dubbel gestarte runs of verkeerde datuminstellingen door handmatige statuscontrole in het ECD-exportscherm
• Risico's rond foutieve productiegrondslag en vertraging in de declaratieketen bij voorbewerkingsruns die niet tijdig of voor de verkeerde periode zijn gestart
• Beslislogica over start, wachtrij en dubbel werk verloopt automatisch
• Repetitief klikwerk verdwijnt uit de declaratievoorbereiding
• Dubbele verwerking wordt structureel voorkomen
• Periodeafbakening wordt consequent en correct toegepast
• Hiaten of overlap in exports worden voorkomen
• De declaratieketen sluit beter aan op de productieperiode
• Afwijkingen in inloggen, schermwijzigingen of exportstarten worden direct zichtbaar
• Zorgadministratie hoeft niet achteraf uit te zoeken waarom vervolgprocessen stilvallen
• Sneller ingrijpen wordt mogelijk
• Repetitieve taken rond periode-overgangen worden minder foutgevoelig
• Medewerkers houden aandacht over voor controles en uitzonderingen
• Declaratievoorbereiding wordt stabieler en minder persoonsafhankelijk
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces bepaalt op basis van de planning en de afgesproken periode welke gegevens moeten worden voorbereid.
2. Het logt in op het ECD en controleert of de startpagina correct is geopend.
3. Vervolgens opent het de export- of rapportagefunctie binnen de administratieomgeving.
4. Het vult de juiste start- en einddatum van de verwerkingsperiode in.
5. Daarna start het de export voor de gekozen periode.
6. Na het starten controleert het proces of de verwerking draait of al in de wachtrij staat.
7. Als de export is bevestigd, wordt het proces afgesloten en kan de vervolgverwerking verder.
Deze automatisering borgt een terugkerende stap in de declaratievoorbereiding die vaak klein lijkt, maar veel impact heeft op de rest van de keten. Door de juiste periode te hanteren, dubbele starts te voorkomen en uitzonderingen snel zichtbaar te maken, wordt de zorgadministratie minder belast met herstelwerk en houdt de organisatie meer grip op een tijdkritisch proces.
