Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In veel VVT-organisaties loopt declaratieverwerking via een combinatie van het ECD en een registratiesysteem voor behandeling en administratie. Verrichtingen moeten worden opgezocht, gecontroleerd op de juiste arrangementen en financiering, verwerkt in de registratie en daarna administratief afgehandeld, inclusief het vastleggen van uitval voor opvolging.
• Gemiddeld ± 9 minuten per declaratieregel kwijt
• Regelmatig dubbele registraties of onjuiste tijdregistraties door handmatige controle over twee systemen per verrichting
• Risico's rond declaratie-uitval en verlies van omzet door gebrekkig inzicht in wat is verwerkt overgeslagen of nog opvolging nodig heeft
• Zoek- en controlewerk per declaratieregel verloopt automatisch
• Medewerkers houden tijd over voor inhoudelijk beoordelingswerk
• Stappen met beslislogica worden automatisch uitgevoerd
• Kleine afwijkingen zoals verkeerde selectie of niet-opgeslagen status worden consequent afgevangen
• Kans op invoerfouten en gemiste uitzonderingen neemt af
• Correctiewerk en vertraging in afhandeling nemen merkbaar af
• Uitval wordt automatisch geregistreerd in één overzicht
• Werkbare opvolglijst voor de zorgadministratie ontstaat direct
• Sneller duidelijk welke regels niet verwerkt zijn en waarom
• Batches worden hervat waar het gebleven is na onderbrekingen
• Proces is minder kwetsbaar voor verstoringen bij deadlines
• Afhankelijkheden tussen systemen worden beter beheersbaar
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces haalt de te verwerken verrichtingen op uit het ECD en zet deze klaar voor verwerking.
2. De regels worden verdeeld in batches, zodat grote volumes beheersbaar en hervatbaar verwerkt kunnen worden.
3. Per regel wordt de cliënt opgezocht en gecontroleerd of het juiste arrangement en de juiste financiering van toepassing zijn.
4. Als de controle akkoord is, wordt de declaratie of registratie vastgelegd met de juiste medewerker, datum en tijden.
5. Na verwerking wordt de bijbehorende regel in het ECD administratief afgehandeld door de status aan te passen.
6. Regels die niet verwerkt kunnen worden, worden met reden opgenomen in een uitvaloverzicht voor opvolging door medewerkers.
7. Na afloop wordt het uitvaloverzicht gedeeld op een centrale plek en ontvangt de organisatie een notificatie over de verwerking.
Declaratieverwerking in de VVT is zelden een rechttoe rechtaan invoerproces. Het gaat om een administratieve taak met veel controles, uitzonderingen en terugkoppelingen tussen systemen. Door die logica te automatiseren, neemt de verwerkingssnelheid toe, wordt uitval beter beheersbaar en ontstaat meer grip op een proces dat anders veel handmatig uitzoekwerk vraagt.
