Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen klinieken en poliklinische zorgomgevingen is het indienen van declaraties een terugkerend financieel proces dat direct samenhangt met geleverde zorg. Medewerkers controleren eerst of patiënten met te declareren verrichtingen verzekeringsgerechtigd zijn, boeken vervolgens declaraties tot een vaste peildatum en dienen die in via de gebruikelijke declaratiestroom. Zeker in organisaties met meerdere locaties is dit een dagelijks proces met veel herhaling, uitzonderingen en controlemomenten.
Gemiddeld ± 15 minuten per locatie per declaratierun kwijt
Regelmatig gemiste COV-controles of dubbele indieningen door handmatige statuscontrole verspreid over meerdere locaties
Risico's rond vertraging in kasstroom en extra financieel herstelwerk door foutieve of onvolledige declaratie-indiening per locatie
• Fouten die later handmatig moeten worden uitgezocht worden eerder voorkomen
• Beslislogica rondom boekingsdata en eerdere indieningen verloopt consequent
• Doublures, gemiste runs en onterechte uitzonderingen nemen af
• Elke locatie wordt verwerkt volgens dezelfde werkwijze
• Uitkomst per run wordt vastgelegd voor gerichte opvolging
• Zicht op ingediende en openstaande locaties ontstaat sneller
• Proceskennis wordt niet afhankelijk van een klein aantal medewerkers
• Uitvoering bij afwezigheid of piekdrukte blijft consistent
• Overdraagbaarheid naar meer locaties wordt geborgd
• Structurele informatie over volume, uitval en resultaat per run ontstaat
• Managers zien welke uitzonderingen vaak voorkomen
• Vertraging in de keten wordt sneller gesignaleerd
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering doorloopt per locatie of administratie de geplande declaratierun in het ECD of praktijkmanagementsysteem.
2. Hij voert eerst een controle op verzekeringsgerechtigheid uit voor patiënten met te declareren verrichtingen.
3. Daarna bepaalt hij de juiste boekingsdatum op basis van de werkdag en boekt hij declaraties tot die peildatum.
4. Vervolgens dient hij de declaraties in en controleert of er sprake is van een succesvolle verzending, een eerdere indiening op dezelfde dag of niets te verwerken posten.
5. Bij afwijkingen, zoals ontbrekende controles of inlogproblemen, registreert hij de reden zodat gerichte opvolging mogelijk is.
6. Na elke run legt hij de uitkomst, de laatste indiendatum en het verwerkte bedrag vast in het logbestand.
7. Na afloop verstuurt hij een totaalsamenvatting en zet hij de vervolgstap voor retourinformatie klaar.
Dit proces automatiseert een terugkerende declaratieronde die in veel zorgorganisaties nog handmatig per locatie wordt uitgevoerd. Daardoor neemt de administratieve belasting af, worden uitzonderingen consequenter vastgelegd en ontstaat beter zicht op wat wel en niet is ingediend. Het resultaat is minder herstelwerk, meer voorspelbaarheid in de opbrengstverwerking en meer ruimte voor medewerkers om zich te richten op de afwijkingen die echt aandacht vragen.
