Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In de declaratie- en facturatiecyclus moeten periodiek de juiste exportbestanden uit het ECD worden opgezocht en klaargezet voor verdere verwerking. Dat lijkt eenvoudig, maar in de praktijk betekent het per batch controleren welke periode, welk verwerkingsonderdeel en welk bestand hoort bij de lopende declaratieronde. Zeker bij meerdere onderdelen en maandafsluitingen is dat terugkerend administratief werk waar nauwkeurigheid belangrijker is dan snelheid.
• Gemiddeld ± 5 minuten per declaratiebatch kwijt
• Regelmatig verkeerde maandselecties of dubbel opgehaalde declaratiebatches door vergelijkbare exportnamen per verwerkingsonderdeel
• Risico's rond vertraging of fouten in de declaratiecyclus bij bestanden die in de verkeerde map belanden of voor de verkeerde periode zijn klaargezet
• Beslislogica over periode, selectie en bestandsherkenning is vastgelegd
• Kans op dubbele verwerking of ontbrekende batches in de keten daalt
• Het juiste bestand wordt altijd op dezelfde manier opgehaald
• Declaratiecapaciteit wordt ingezet op controle en fiattering
• Zoek- en downloadwerk verdwijnt uit de maandafsluiting
• Werk verschuift van uitvoeren naar beoordelen
• Vervolgstappen weten wat ze wanneer kunnen verwachten
• Doorlooptijd van de keten wordt beter beheersbaar
• Rust in de verwerking vervangt losse handmatige acties
• Afwijkingen in inloggen, batchvinden of wegschrijven worden direct zichtbaar
• Uitzonderingen blijven niet verborgen in het proces
• Sneller ingrijpen is mogelijk doordat fouten direct worden gemeld
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering meldt zich aan in het ECD en controleert of de sessie succesvol is gestart.
2. Per aangeleverde batch leest het proces welk verwerkingsonderdeel en welke periode verwerkt moeten worden.
3. Op basis van de declaratiedatum bepaalt het proces welke maandselectie hoort bij de juiste declaratieronde.
4. Daarna zoekt het proces in het ECD het bijbehorende declaratie- of facturatiebestand op.
5. Het gevonden bestand wordt opgeslagen in de afgesproken outputlocatie voor verdere verwerking.
6. Na succesvolle verwerking wordt de batch als afgehandeld gemarkeerd, zodat deze niet opnieuw wordt opgepakt.
7. Als een bestand niet gevonden wordt of een stap mislukt, stopt het proces gecontroleerd zodat herstel gericht kan plaatsvinden.
Het klaarzetten van declaratiebestanden is in veel VVT-organisaties terugkerend, precies werk dat weinig toevoegt maar wel foutgevoelig is. Door die taak te automatiseren ontstaat meer rust in de declaratiecyclus, minder kans op missers en meer tijd voor controle en afhandeling. Zo wordt een handmatig tussenproces omgezet in een voorspelbare stap in de financiële keten.
