Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Na het indienen van declaraties komen retourberichten terug vanuit factoring of andere declaratiestromen. Die retourinformatie moet per locatie worden verwerkt in het praktijkmanagementsysteem, zodat de status van declaraties wordt bijgewerkt en vervolgacties zichtbaar zijn. In organisaties met meerdere klinieken is dat een terugkerend backofficeproces dat direct raakt aan openstaande posten en de juistheid van de declaratie-administratie.
Gemiddeld ± 8 minuten per locatie per retourverwerking kwijt
Regelmatig gemiste of inconsistent verwerkte retourregels door variatie in meldingen en niet-verwerkbare retourbestanden per locatie
Risico's rond onvolledige declaratie-administratie en oplopende openstaande posten door gebrekkig centraal inzicht in retourstatus
• Repetitief uitzoekwerk per locatie verdwijnt structureel
• Medewerker grijpt alleen in bij echte uitzonderingen
• Kleine beslissingen per locatie verlopen gestandaardiseerd
• Afwijzingen en heractivaties worden sneller verwerkt
• Declaratiestatus in het systeem loopt minder achter
• Vervolgacties worden niet onnodig uitgesteld
• Per locatie wordt vastgelegd of verwerking gelukt is of uitgevallen
• Overzicht van waar het proces vastloopt ontstaat automatisch
• Locaties met problemen krijgen gerichte aandacht
• Hetzelfde proces verloopt in dezelfde volgorde voor elke locatie
• Verschillen in timing en logging tussen medewerkers verdwijnen
• Centrale aansturing van multi-site organisaties wordt eenvoudiger
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering leest de lijst met locaties of inlogopties in die voor de run moeten worden verwerkt.
2. Per locatie wordt ingelogd in het praktijkmanagementsysteem en de juiste administratie of werkomgeving geopend.
3. Vervolgens wordt de functie voor retourinformatie van declaraties geopend en gecontroleerd of er nieuwe retourregels met een verwerkbare status aanwezig zijn.
4. Als er nieuwe retourinformatie klaarstaat, start de verwerking en worden bevestigingen of meldingen tijdens het proces correct afgehandeld.
5. Wanneer er niets te verwerken is of een retourbestand niet verwerkt kan worden, wordt dat als uitzondering geregistreerd.
6. Na afronding wordt de uitkomst per locatie vastgelegd in een logbestand, inclusief aantallen en eventuele afwijkingen.
7. Aan het einde van de run ontvangt de organisatie een samenvatting met het totaal aantal verwerkte locaties, uitzonderingen en gevallen waarin niets klaarstond.
Het verwerken van declaratie-retourinformatie is in veel zorgorganisaties een terugkerende administratieve taak met veel herhaling en net genoeg uitzonderingen om het foutgevoelig te maken. Door dit proces per locatie gestructureerd te automatiseren, worden declaratiestatussen sneller bijgewerkt en ontstaat er beter zicht op uitval en opvolging. Dat levert niet alleen tijd op, maar vooral meer rust en voorspelbaarheid in de declaratie-afhandeling.
