Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen ziekenhuizen vraagt het opschonen van DBC-validatiewerklijsten om veel terugkerend uitzoekwerk. Medewerkers in de zorgadministratie lopen werklijsten in het ECD door, beoordelen of registraties echt actie vragen en corrigeren alleen die dossiers waar de combinatie van foutcode, specialisme en onderliggende registratie daar aanleiding toe geeft. Juist omdat dit direct raakt aan registratiekwaliteit, facturatie en rapportage, moet die beoordeling zorgvuldig gebeuren.
• Gemiddeld ± 9 minuten per DBC-validatieregel kwijt
• Regelmatig ten onrechte afgesloten of overgeslagen DBC-registraties door handmatige beoordeling van parallelle codes en startdatumgrenzen
• Risico's rond onjuiste facturatie en verhoogd auditrisico door niet-gelogde wijzigingen in de DBC-werklijst
• Beoordelingsstappen die steeds terugkomen verlopen automatisch
• Medewerkers besteden tijd aan vakinhoudelijke uitzonderingen in plaats van aan filteren
• Werklijst wordt uitgelezen en geselecteerd zonder handmatige tussenkomst
• Niet elke foutmelding leidt tot een wijziging door vaste beslislogica
• Variatie in beoordeling tussen medewerkers neemt af
• Onterechte aanpassingen worden minder waarschijnlijk
• Codes worden tijdig en gecontroleerd verwerkt
• Registratie blijft schoner en werkvoorraden hopen minder op
• Kwaliteit van declaraties en managementinformatie verbetert
• Spoor van wat beoordeeld, aangepast en bij welk patiëntnummer gedaan is ontstaat automatisch
• Interne controle en terugzoeken van uitzonderingen wordt eenvoudiger
• Stuur- en verantwoordingsinformatie is beschikbaar per verwerking
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering opent in het ECD de DBC-validatiewerklijst en zet de juiste filters op foutcode en specialisme.
2. Per regel leest zij de kerninformatie uit om vast te stellen welk dossier en welke registratie beoordeeld moeten worden.
3. Daarna controleert zij of sprake is van een parallelle registratie of een andere situatie waarbij geen wijziging mag worden gedaan.
4. Als de registratie inhoudelijk relevant is, leest zij de onderliggende codes uit en vergelijkt die met de codes waarvoor correctie nodig is.
5. Bij een passende match beoordeelt zij of de code al is gestopt en of de datumvoorwaarden een afsluiting of correctie toelaten.
6. Alleen wanneer aan de voorwaarden is voldaan, voert zij de wijziging in het ECD door en slaat deze op.
7. Van iedere uitgevoerde of overgeslagen verwerking wordt een logregel vastgelegd voor controle en opvolging.
Het opschonen van DBC-validatiewerklijsten is in ziekenhuizen typisch werk dat veel tijd kost, maar inhoudelijk wel zorgvuldig moet gebeuren. Door de terugkerende beoordeling en correcties te automatiseren, neemt de druk op de zorgadministratie af en verbetert tegelijk de consistentie van registratieverwerking. Het resultaat is minder handmatig uitzoekwerk, betere controleerbaarheid en meer grip op registratiekwaliteit.
