Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In veel ziekenhuizen wordt dagelijks gecontroleerd of er in een zorggerelateerd portaal nieuwe records zijn binnengekomen die verder verwerkt moeten worden. Die gegevens moeten worden geëxporteerd, opgeschoond, op de juiste plek beschikbaar worden gezet en teruggekoppeld aan het team dat het vervolg in het ECD of het applicatiebeheer oppakt. Het is een klein dagelijks proces, maar wel één dat moet kloppen en waarbij traceerbaarheid belangrijk is.
• Gemiddeld ± 13 minuten per werkdagrun kwijt
• Regelmatig verkeerde datumfilters of overschreven productiebestanden door handmatige archiveerstappen en inconsistente dagelijkse uitvoering
• Risico's rond onjuiste of vertraagde doormelding aan het beheerteam en beperkte traceerbaarheid van dagelijkse verwerkingsuitkomsten
• Vaste overhead van exports, controles en bestandsverplaatsing verdwijnt
• Support- en beheerteams besteden tijd aan afwijkingen in plaats van routine
• Terugkerende handelingen met vaste volgorde verlopen automatisch
• Beslislogica over datumbereik, hernoemen en veilig doorgaan verloopt automatisch
• Kans op overschrijven, vergeten archiveren of verkeerde communicatie neemt af
• Variatie tussen medewerkers in uitvoering verdwijnt
• Productiebestand en archief worden consequent bijgewerkt
• Controles, herstelacties en reconstructie van aangeleverde bestanden worden ondersteund
• Oudere versies blijven vindbaar
#VALUE!
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces controleert iedere werkdag in het portaal of er voor de vorige werkdag nieuwe records klaarstaan.
2. Als er geen nieuwe records zijn, wordt dit vastgelegd en eindigt de verwerking zonder verdere actie.
3. Als er wel records zijn, wordt de juiste export gestart en lokaal opgeslagen.
4. Het exportbestand wordt opgeschoond, omgezet naar het afgesproken formaat en gecontroleerd op bruikbaarheid.
5. Het nieuwe bestand wordt in de productiemap geplaatst en een kopie wordt in het archief opgeslagen, waarbij een eventueel bestaand bestand netjes wordt veiliggesteld.
6. Vervolgens wordt automatisch een e-mail verstuurd naar het beheerteam dat het nieuwe bestand beschikbaar is.
7. De uitvoering en eventuele bijzonderheden worden vastgelegd, zodat opvolging en controle mogelijk blijven.
Deze automatisering haalt een repeterende maar foutgevoelige dagtaak uit de handen van support- en beheerteams. Nieuwe portaalgegevens worden consequent gecontroleerd, verwerkt, gearchiveerd en doorgezet, zonder dat medewerkers elke stap handmatig hoeven te bewaken. Dat levert vooral tijdswinst, minder kans op missers en meer grip op de dagelijkse uitvoering op.
