Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Bij acute ggz-zorg moet cliëntinformatie vaak onder hoge tijdsdruk volledig en correct in het ECD worden vastgelegd. Denk aan het openen van het juiste dossier, het nalopen van bestaande vragenlijsten en het registreren van onderdelen uit een crisisverslag en basisonderzoek, inclusief juridische status, anamnese, middelengebruik, sociale situatie en risicosignalen.
Gemiddeld ± 25 minuten per acute cliëntregistratie kwijt
Regelmatig onvolledige of foutieve vastlegging van risicosignalen door tijdsdruk en handmatige navigatie in meerdere ECD-onderdelen
Risico's rond incomplete veiligheidsdossiers met directe gevolgen voor cliëntveiligheid en zorginhoudelijke verantwoording
• Verzamelen en vastleggen van dossierinformatie over meerdere schermen verloopt automatisch
• Administratieve last in acute zorgregistratie neemt af
• Tijd voor afstemming en cliëntcontact komt vrij
• Beslislogica voor voorwaardelijke onderdelen wordt steeds hetzelfde toegepast
• Minder afhankelijkheid van individuele routine tijdens drukke momenten
• Aanvullende onderdelen worden consequent meegenomen of overgeslagen
• Half afgemaakte registraties door ECD-uitzonderingen nemen af
• Afwijkingen worden expliciet opgenomen in het proces
• Handmatige opvolging is sneller duidelijk als die nodig is
• Aantoonbaar vastgelegd wat verwerkt is, overgeslagen en teruggekoppeld
• Betere navolgbaarheid bij compliance en dossiervorming
• Dagelijkse sturing op achterstanden en foutpercentages wordt concreter
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces start zodra een cliëntnummer en de gegevens van een medewerker worden aangeleverd.
2. De automatisering opent het ECD, logt in en zoekt de juiste cliënt op.
3. Vervolgens navigeert het proces naar de vragenlijsten binnen het cliëntdossier.
4. De relevante onderdelen van het crisisverslag worden geopend en de benodigde informatie wordt per onderwerp verzameld.
5. Op basis van de uitkomsten bepaalt het proces welke aanvullende vragen moeten worden meegenomen en of het basisonderzoek acuut al bestaat of nog moet worden aangemaakt.
6. Daarna wordt het basisonderzoek acuut ingevuld en opgeslagen in het ECD.
7. Na afronding wordt de verwerking geregistreerd en ontvangt de medewerker een terugkoppeling per e-mail.
Deze automatisering verplaatst een foutgevoelig en tijdrovend registratieproces van handmatig dossierwerk naar een gestuurde werkwijze met vaste controles en beslismomenten. Dat levert niet alleen tijdswinst op, maar vooral meer consistentie in acute dossiervorming en beter inzicht in waar uitzonderingen of achterstanden ontstaan.
