Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In zorgorganisaties met meerdere administraties is het wekelijkse crediteurenbetalingsproces een terugkerende finance-taak. Per administratie moet een betaalgroep worden klaargezet, moeten voorgestelde betalingen worden opgehaald en moeten uitzonderingen apart worden gezet voor controle of handmatige opvolging. Juist doordat dit op vaste momenten moet gebeuren, is voorspelbaarheid in dit proces belangrijk.
• Gemiddeld ± 35 minuten per administratie per betaalrun kwijt
• Regelmatig onjuist gecategoriseerde betalingen of gemiste selecties door handmatige splitsing van grote en reguliere posten in Excel
• Risico's rond vertraging in de betaalcyclus en onjuiste crediteurenadministratie door gestoorde betaalrunvoortgang bij selectieproblemen
• Repeterende handelingen per administratie verdwijnen uit de weekrun
• Het proces is minder afhankelijk van wie het uitvoert
• Druk op vaste betaalmomenten wordt verlaagd
• Grote betalingen, reguliere betalingen en correcties worden gericht onderscheiden
• Uitzonderingsafhandeling blijft beheersbaar
• Afwijkingen komen sneller boven tafel in plaats van achteraf
• Kans op te laat betalen of fout moment wordt kleiner
• Juiste bestanden en signaleringen zijn direct beschikbaar
• Weekrun verloopt voorspelbaar ook bij meerdere administraties
• Inzicht in volumes, uitval en bewerkingstijd per administratie
• Structurele correcties en handmatige aandacht worden zichtbaar
• Capaciteitskosten van de betaalrun worden meetbaar
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Per administratie wordt in het financieel systeem een nieuwe betalingsselectie aangemaakt met de juiste betaal- en vervaldatum.
2. De voorgestelde crediteurenbetalingen worden opgehaald en vastgelegd in een werkbestand.
3. Het werkbestand wordt gecontroleerd en opgeschoond zodat alleen relevante betaalposten overblijven.
4. De betalingen worden gesplitst in grote betalingen, reguliere betalingen en handmatige correcties of uitzonderingen.
5. Als een selectie niet mogelijk is of een administratie uitvalt, wordt dit apart geregistreerd voor opvolging.
6. Op basis van de uitkomst wordt automatisch de juiste vervolgstap in het betaalproces gestart.
7. De betrokken collega’s ontvangen de juiste terugkoppeling voor verdere controle en afhandeling.
De voorbereiding van crediteurenbetalingen is in veel zorgorganisaties een terugkerend proces met veel handmatige tussenstappen en uitzonderingen. Door de selectie, opschoning, splitsing en terugkoppeling te automatiseren, wordt de betaalrun voorspelbaarder en beter beheersbaar. Dat levert vooral tijd terug voor de medewerkers die zich nu nog bezighouden met uitzoekwerk, controles en herstelacties.
