Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de zorgadministratie moeten contactgegevens van cliënten in verschillende systemen met elkaar overeenkomen. Als contactpersonen in het ECD blijven staan terwijl ze in het keten- of declaratiesysteem al zijn vervallen, ontstaat vervuiling in het dossier en is niet meer duidelijk wie nog actueel is.
• Gemiddeld ± 5 minuten per cliënt kwijt
• Regelmatig ten onrechte verwijderde of achtergebleven contactpersonen door naamvarianten en ontbrekende systeemvergelijking
• Risico's rond vervuilde dossiers en onjuiste ketenberichten bij contactpersonen die in het ECD afwijken van het actuele keten- of declaratiesysteem
• Repetitief controle- en besliswerk per cliënt verdwijnt uit de zorgadministratie
• Automatische vergelijking met de leidende bron vervangt handmatig nalopen
• Werk verschuift van uitvoerend naar inhoudelijk beoordelen
• Verouderde contactpersonen worden systematisch gesignaleerd en verwijderd
• De contactpersonenlijst blijft actueel en consistent
• Communicatie is correct en gebaseerd op actuele gegevens
• Cliënten zonder match of lege invoerlijsten worden apart vastgelegd
• Onterechte opschoning wordt voorkomen door expliciete uitzonderingsregistratie
• Het proces gaat niet stilzwijgend door bij afwijkingen
• Logging maakt inzichtelijk wat is gecontroleerd, verwijderd en uitgevallen
• Proceseigenaren hebben houvast voor opvolging en interne controle
• Datakwaliteit wordt structureel verbeterd op basis van terugkerende uitvaldata
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De organisatie levert een cliëntenlijst aan via e-mail.
2. Het proces controleert of er een geldige bijlage met cliënten is om te verwerken.
3. Per cliënt worden de actuele contactpersonen opgehaald uit het ketensysteem.
4. Daarna wordt dezelfde cliënt opgezocht in het ECD en wordt de bestaande contactpersonenlijst beoordeeld.
5. Contactpersonen die niet meer overeenkomen met de bron worden in het ECD verwijderd.
6. Afwijkingen, zoals een niet-gevonden cliënt of onvolledige invoer, worden apart gelogd voor opvolging.
7. Na afloop ontvangt de zorgadministratie een logbestand met de uitgevoerde opschoning en de uitzonderingen.
Het opschonen van contactpersonen in het ECD is typisch werk dat veel aandacht vraagt, maar weinig toevoegt als het handmatig blijft gebeuren. Door de vergelijking en correctie per cliënt te automatiseren, blijft de dossierkwaliteit beter op orde en houdt de zorgadministratie tijd over voor de gevallen die echt beoordeling vragen.
