Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In e-health en telemedicine is het opzetten van digitale verbindingen met zorgprofessionals of contactpersonen vaak een terugkerend operationeel proces. Medewerkers werken daarbij een lijst met personen af, zoeken iedere contactpersoon op in het portaal, versturen een standaardbericht en houden bij wat al is gedaan. Juist omdat dit in batches gebeurt, is consistentie belangrijk en kost handmatige verwerking al snel veel tijd.
• Gemiddeld ± 5
• 5 minuten per connectieverzoek kwijt
• Regelmatig dubbele verzoeken of verouderde statussen door ontbrekende controle op eerder verstuurde of geaccepteerde verzoeken
• Beslislogica per contact over openstaande, geaccepteerde of niet-vindbare verzoeken verloopt automatisch
• Repetitief invoerwerk en handmatig afwegen van uitzonderingen verdwijnen
• Medewerkers richten zich op records die beoordeling of opvolging vragen
• Eerder verstuurd verzoek of reeds geaccepteerde connectie wordt consequent herkend
• Onnodige vervolgacties en ruis in relatiebeheer worden voorkomen
• Consistentere werkwijze in het portaal ontstaat
• Aantallen verwerkt, uitval en resterende werkvoorraad zijn per record vastgelegd
• Voortgang wordt voorspelbaarder
• Afhankelijkheid van persoonlijke notities en geheugen verdwijnt
• Capaciteit voor uitzonderingen en vervolgcontact komt vrij
• Standaardverzoeken hoeven niet meer per medewerker handmatig door het portaal
• Inhoudelijk werk krijgt meer ruimte
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces opent het zorgportaal en meldt zich aan met de juiste accountgegevens.
2. Vervolgens wordt de werklijst ingelezen en per contact bepaald welke records nog verwerkt moeten worden.
3. Per record opent het proces de juiste contactpagina in het portaal.
4. Daarna controleert het of de persoon beschikbaar is en of er al een verzoek is verstuurd of geaccepteerd.
5. Alleen wanneer een nieuw verzoek nodig is, vult het proces het standaardbericht in en verstuurt het de connectieaanvraag.
6. De uitkomst per record wordt direct vastgelegd in de tracker, inclusief uitzonderingen en voortgang.
Het versturen van connectieverzoeken via een zorgportaal is typisch werk dat veel kleine handelingen en controles combineert. Door dat proces te automatiseren, worden dubbele acties en handmatige registratiefouten teruggedrongen, terwijl de voortgang per record beter zichtbaar blijft. Dat levert vooral rust op in de uitvoering en meer ruimte voor opvolging waar menselijke aandacht echt nodig is.
