Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In veel organisaties in de gehandicaptenzorg moeten cliëntgegevens periodiek worden gecontroleerd tussen een bronsysteem en het ECD. Daarbij gaat het niet alleen om de vraag of een cliënt in beide systemen voorkomt, maar vooral of de cliënt nog actief in zorg is en of de administratieve status nog klopt. Juist die afstemming is belangrijk om dossiers, vervolgacties en rapportages zuiver te houden.
• Gemiddeld ± 9 minuten per cliëntcontrole kwijt
• Regelmatig niet-gesignaleerde statusafwijkingen tussen bronsysteem en ECD door handmatige koppelingscontrole per cliënt
• Risico's rond vervuilde dossiers en onjuiste vervolgacties bij cliënten die in één systeem wel en in het andere niet meer actief zijn
• Beslislogica per record over bestaan, status en vervolgactie verloopt automatisch
• Medewerker richt zich op echte uitzonderingen
• Controles die steeds terugkomen verdwijnen uit de dagelijkse operatie
• Dossiers die actief lijken terwijl cliënt al uit zorg is worden eerder gesignaleerd
• Afwijkingen komen eerder boven dan wanneer ze handmatig worden ontdekt
• Administratieve basis blijft betrouwbaarder
• Uniforme lijst met vervolgacties en duidelijke opmerkingen per cliënt ontstaat
• Applicatiebeheer en cliëntadministratie kunnen gericht opvolgen
• Bevindingen van medewerkers onderling worden consistent
• Stuurinformatie over aantallen, uitval en terugkerende mismatch-problemen ontstaat
• Losse notities en tijdelijke exports worden vervangen door gestructureerde output
• Periodieke controles zijn niet langer verstopt in mailboxen
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces haalt een actueel cliëntenoverzicht op uit het bronsysteem en zet dit klaar voor verwerking.
2. Per cliënt wordt de koppeling naar het cliëntnummer in het ECD opgezocht.
3. Daarna wordt in het ECD gecontroleerd of de cliënt bestaat en nog actief in zorg is.
4. Als de cliënt niet wordt gevonden of uit zorg is, wordt dit als afwijking vastgelegd met een duidelijke opmerking.
5. Waar nodig wordt de cliëntstatus in het bronsysteem aangepast zodat vervolgactie kan worden genomen.
6. Alle uitkomsten worden verzameld in een logbestand en aan het einde gedeeld met de verantwoordelijke medewerkers.
Deze automatisering ondersteunt een terugkerend controleproces dat in de praktijk veel handwerk vraagt en tegelijk bepalend is voor de kwaliteit van cliëntadministratie en dossiervoering. Door controles, beslissingen en vastlegging te standaardiseren, ontstaat minder uitzoekwerk, meer consistentie tussen systemen en beter zicht op afwijkingen die echt opvolging vragen.
