Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de gehandicaptenzorg veranderen geregeld de gekoppelde zorgpartners van een cliënt, zoals de apotheek of huisarts. Zulke mutaties moeten niet alleen in het ECD kloppen, maar ook formeel worden vastgelegd en tijdig worden doorgegeven aan de juiste ketenpartner. Dat is nodig voor continuïteit van zorg, medicatieveiligheid en een sluitende dossiervorming.
• Gemiddeld ± 11 minuten per cliëntmutatie kwijt
• Regelmatig ontbrekende of verouderde e-mailadressen en foutieve ingangsdatums door handmatige samenstelling van mutatiebrieven
• Risico's rond medicatieveiligheid en continuïteit van zorg bij mutaties die niet of te laat worden doorgegeven aan apotheek of huisarts
• Beslislogica rond nieuwe koppelingen, wijzigingen en beëindigingen verloopt automatisch
• Repeterend uitzoek- en verwerkingswerk verdwijnt structureel
• Uitzonderingen blijven zichtbaar voor gerichte menselijke opvolging
• Wijzigingen worden direct omgezet in de juiste aan- en afmeldingen
• Vastlegging in het dossier volgt automatisch op elke mutatie
• Verouderde partnergegevens in het zorgtraject worden voorkomen
• Dossiers met ontbrekende gegevens worden direct apart gezet
• Uitval wordt gericht teruggelegd bij de dossierhouder of handmatig opvolgproces
• Ongemerkt hangen blijven in de werkvoorraad is verleden tijd
• Iedere mutatie en uitkomst wordt structureel vastgelegd
• Direct zichtbaar hoeveel mutaties binnenkomen, verwerkt worden en blijven hangen
• Stuurinformatie vervangt losse mailboxen, bestanden en individuele acties
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces leest nieuwe cliëntmutaties uit en controleert of er sinds de vorige verwerking daadwerkelijk wijzigingen zijn.
2. Per cliënt bepaalt het proces of sprake is van een aanmelding, afmelding of wijziging van apotheek- of huisartsgegevens.
3. Het controleert of de benodigde cliënt-, partner- en contactgegevens compleet zijn om de mutatie correct te verwerken.
4. Vervolgens stelt het proces de juiste aanmeld- en/of afmeldingsdocumenten op met de gegevens uit het ECD.
5. De documenten worden toegevoegd aan het cliëntdossier in het ECD zodat de vastlegging compleet blijft.
6. Daarna verstuurt het proces de juiste communicatie naar de betreffende apotheek of huisarts.
7. Mutaties met ontbrekende gegevens of afwijkingen worden apart geregistreerd en gericht uitgezet voor handmatige opvolging.
Het verwerken van wijzigingen in apotheek- en huisartsgegevens is een terugkerend administratief proces met veel varianten en uitzonderingen. Door de standaardlogica te automatiseren en onvolledige dossiers gericht uit te zonderen, wordt de verwerking sneller, consistenter en beter navolgbaar. Dat levert tijd op in de backoffice en verkleint de kans dat ketenpartnerinformatie in het zorgproces achterloopt.
