Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de gehandicaptenzorg komen cliëntmutaties rond wonen en behandeling doorlopend terug. Denk aan aan- en afmeldingen en wijzigingen in ketengegevens zoals huisarts en apotheek, die op tijd en volledig in het ECD verwerkt moeten worden om het dossier en de vervolgadministratie kloppend te houden.
• Gemiddeld ± 7 minuten per cliëntmutatie kwijt
• Regelmatig onvolledige of niet-doorgezette mutaties door ontbrekende huisarts- of apotheekgegevens die eerst moeten worden aangevuld
• Risico's rond vervuilde ketengegevens en vertraagde zorgcommunicatie bij cliëntmutaties die blijven liggen vanwege ontbrekende partnerdata
• Dossierkwaliteit wordt getoetst vóór documentaanmaak
• Onvolledige dossiers worden eerder afgevangen
• Fouten komen aan het licht vóór een registratie mislukt
• Beslislogica over aanmelding, afmelding of wijziging verloopt altijd consequent
• Hetzelfde oordeel wordt uitgevoerd bij hogere volumes of meer medewerkers
• Variatie in beoordeling verdwijnt structureel
• Dossiers zonder huisarts- of apotheekgegevens worden apart gezet
• Melding aan dossierhouder loopt automatisch
• Hele batch stilvalt niet door individuele uitval
• Teamleiders zien hoeveel mutaties zijn verwerkt en waarom dossiers uitvielen
• Vertraging en handmatig herstelwerk worden concreet zichtbaar
• Stuurinformatie is beschikbaar waar die in handmatige verwerking ontbrak
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces haalt het meest recente mutatiebestand op en controleert of dit nieuwe wijzigingen bevat ten opzichte van de vorige verwerking.
2. Per cliëntmutatie wordt bepaald of sprake is van een aanmelding, afmelding of wijziging.
3. Het proces controleert of verplichte gegevens van huisarts en apotheek volledig aanwezig zijn in het dossier.
4. Bij complete gegevens worden de juiste aan- en afmeldingen aangemaakt en toegevoegd aan het cliëntdossier in het ECD.
5. Bij ontbrekende gegevens wordt de mutatie vastgelegd op een opvolglijst en ontvangt de dossierhouder een melding om het dossier aan te vullen.
6. De verwerking van andere cliëntmutaties gaat door, ook als één dossier uitvalt of handmatige opvolging nodig heeft.
7. Na afloop wordt een overzicht gedeeld van de verwerkte mutaties, uitval en openstaande acties.
De verwerking van cliëntmutaties in het ECD vraagt meer dan alleen het overzetten van gegevens. Het is een terugkerend proces met controles, beslismomenten en uitval door onvolledige dossiers. Door die logica te automatiseren ontstaat een voorspelbare werkwijze, minder handmatig herstelwerk en beter zicht op wat verwerkt is, wat nog openstaat en waar de datakwaliteit verbeterd moet worden.
