Wanneer een cliënt is overleden of al langere tijd niet meer in zorg is, moeten gekoppelde teams en locaties in het cliëntportaal worden opgeschoond. Dat hoort bij het zorgvuldig afsluiten van de administratieve kant van een zorgtraject, zodat alleen de juiste uitzonderingen blijven staan en oude koppelingen niet onnodig actief blijven.
Wanneer een cliënt is overleden of al langere tijd niet meer in zorg is, moeten gekoppelde teams en locaties in het cliëntportaal worden opgeschoond. Dat hoort bij het zorgvuldig afsluiten van de administratieve kant van een zorgtraject, zodat alleen de juiste uitzonderingen blijven staan en oude koppelingen niet onnodig actief blijven.
• Gemiddeld ± 9 minuten per cliënt kwijt
• Regelmatig ten onrechte verwijderde uitzonderingskoppelingen door handmatige beoordeling van status en termijn per koppeling
• Risico's rond vervuilde cliëntportaalregistraties en privacyrisico's bij koppelingen die te lang actief blijven na overlijden of uitzorg
• Repetitief controlewerk bij zorgadministratie en ECD-beheer verdwijnt
• Beslislogica over welke koppelingen weg mogen wordt automatisch toegepast
• Handmatig uitzoekwerk per cliënt wordt overgenomen
• Koppelingen in het portaal blijven in lijn met de actuele cliëntsituatie
• Toegangen en werkvoorraden worden consistent opgeschoond
• Noodzakelijke uitzonderingen blijven bewust behouden
• Controles worden altijd op dezelfde manier uitgevoerd inclusief verificatie
• Kans op vergissingen bij het onjuiste dossier openen wordt kleiner
• Uitzonderingen zoals P&C worden gecontroleerd meegenomen
• Acties en uitzonderingen worden vastgelegd in een logbestand
• Afwijkingen worden actief gemeld in plaats van stil gelaten
• Het proces is beter navolgbaar bij controles of vragen uit de organisatie
Wanneer een cliënt is overleden of al langere tijd niet meer in zorg is, moeten gekoppelde teams en locaties in het cliëntportaal worden opgeschoond. Dat hoort bij het zorgvuldig afsluiten van de administratieve kant van een zorgtraject, zodat alleen de juiste uitzonderingen blijven staan en oude koppelingen niet onnodig actief blijven.
1. Het proces controleert eerst of de beschikbare cliëntlijst voor die dag actueel is.
2. Daarna wordt de lijst met cliënten geladen die overleden zijn of langer dan
30 dagen uit zorg zijn.
3. Voor iedere cliënt wordt het dossier opgezocht in het portaal en gecontroleerd op juist cliëntnummer.
4. Vervolgens worden de gekoppelde teams en locaties uitgelezen en beoordeeld volgens de afgesproken uitzonderingsregels.
5. Alle koppelingen die verwijderd mogen worden, worden aangepast in het portaal; uitzonderingen zoals P&C blijven staan of worden apart beoordeeld.
6. Elke uitgevoerde actie en elke uitzondering wordt vastgelegd in een logbestand.
7. Na afloop ontvangt de organisatie een overzicht van de verwerking en eventuele meldingen bij uitval of ontbrekende input.
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Het afsluiten van cliëntkoppelingen na overlijden of uitstroom uit zorg is typisch werk dat inhoudelijk eenvoudig lijkt, maar in de praktijk veel controles en uitzonderingen bevat. Door dit proces te automatiseren, houdt de organisatie het portaal schoner, verlaagt zij de kans op fouten en ontstaat er beter inzicht in wat is verwerkt. Dat scheelt tijd in de backoffice en maakt het beheer van cliëntdossiers aantoonbaar consistenter.
