Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Wanneer een cliënt uit zorg gaat, moeten meerdere onderdelen in het dossier en de zorgadministratie netjes worden afgesloten. Denk aan het beëindigen van open declaratieregels, het sluiten van een medicatielocatie en het controleren of er nog aandachtspunten openstaan, zoals wondzorg. Juist in de thuiszorg komt dit vaak in batches terug en moet het wel zorgvuldig gebeuren om vervolgacties, onterechte declaraties en vervuilde cliëntstatussen te voorkomen.
• Gemiddeld ± 7 minuten per cliënt kwijt
• Regelmatig niet-afgesloten declaratieregels of open medicatielocaties door handmatige beoordeling per dossieronderdeel
• Risico's rond onterechte declaraties en vervuilde cliëntstatussen door uitzorgmeldingen die onvolledig of te laat worden afgehandeld
• Beslislogica per cliënt wordt automatisch en consequent toegepast
• Terugkerend uitzoekwerk verdwijnt uit de backoffice
• Afwijkende situaties blijven zichtbaar voor handmatige opvolging
• Declaratieregels en medicatielocaties worden consequent afgesloten
• Vervuilde dossiers en onduidelijkheid over cliëntstatus worden voorkomen
• Onbedoeld doorlopende zorgactiviteiten worden gestopt
• Dossiers die niet direct afgesloten kunnen worden worden apart vastgelegd
• De batch wordt niet stilgezet door individuele uitzonderingen
• Handmatige opvolging is gericht en beheersbaar
• Volume, doorlooptijd en terugkerende uitzonderingen worden inzichtelijk
• Teamleiders zien waar het proces stokt en hoeveel werk handmatig overblijft
• Dossiers die extra aandacht vragen worden eerder gesignaleerd
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces haalt een actuele lijst op van cliënten die administratief uit zorg gemeld moeten worden.
2. Per cliënt wordt gecontroleerd of de uit-zorgdatum daadwerkelijk is bereikt.
3. Het dossier van de cliënt wordt opgezocht in het ECD en gecontroleerd op beschikbaarheid.
4. Open declaratieregels worden beoordeeld en waar mogelijk afgesloten; uitzonderingen worden apart vastgelegd voor opvolging.
5. De open medicatielocatie van de cliënt wordt afgesloten in het ECD.
6. Er wordt gecontroleerd of er nog wondzorg openstaat; als dat zo is, wordt een signaal uitgezet.
7. De verwerkte status wordt bijgewerkt in de centrale administratie en rapportage.
Uit zorg melden vraagt in de praktijk om meer dan alleen een statuswijziging. Door de terugkerende controles en afsluitstappen te automatiseren, wordt het proces sneller, consistenter en beter beheersbaar, terwijl uitzonderingen juist gericht zichtbaar blijven. Dat scheelt administratieve tijd en verkleint de kans op openstaande zorgadministratie na uitstroom.
