Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Wanneer een cliënt uit zorg gaat, stopt niet alleen de levering van zorg. Ook in het ECD moeten open registraties worden beëindigd, betrokkenen worden losgekoppeld en dossieronderdelen correct worden gearchiveerd. Dat is een terugkerend backofficeproces dat belangrijk is voor dossiervoering, declaraties en privacy.
• Gemiddeld ± 15 minuten per cliënt kwijt
• Regelmatig openstaande einddatums op locaties of betrokken medewerkers door handmatige afhandeling verspreid over meerdere dossiermodules
• Risico's rond onjuiste declaraties en privacy-gerelateerde problemen door contactpersonen en dossierinformatie die na uitzorg nog toegankelijk blijven
• Beslislogica per cliënt over actieve registraties verloopt automatisch
• Declaratieregels, locaties en betrokken medewerkers worden consequent afgesloten
• Correcties achteraf en foutieve vervolgregistraties worden voorkomen
• Contactrelaties, documenten en vragenlijsten worden gestructureerd afgehandeld
• Het dossier sluit aan op de actuele situatie van de cliënt
• Gemiste stappen worden niet meer stilzwijgend overgeslagen
• Niet-standaard dossiers worden apart vastgelegd en teruggekoppeld
• De werkvoorraad blijft beheersbaar
• De uit-zorglijst raakt niet vervuild met terugkerende dossiers
• Inzicht in volume, uitval en doorlooptijd per afsluiting
• Stuurinformatie vervangt afhankelijkheid van individuele werkwijzen
• Het proces wordt beter bestuurbaar voor leidinggevenden en backoffice
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces selecteert cliënten die uit zorg zijn en nog administratief moeten worden afgehandeld.
2. Per cliënt wordt gecontroleerd of het dossier in het ECD bestaat en daadwerkelijk op uit zorg staat.
3. Open declaraties en andere registraties worden beoordeeld om te bepalen of het dossier direct kan worden afgesloten of eerst apart aandacht nodig heeft.
4. Actieve onderdelen zoals locaties, adressen en betrokken medewerkers krijgen een passende einddatum.
5. Documenten, medische notities, het zorgplan en vragenlijsten worden gearchiveerd zodat het dossier volledig wordt afgesloten.
6. Persoonlijke en professionele contactrelaties worden verwijderd zodat alleen relevante dossierinformatie overblijft.
7. De afhandeling en eventuele uitzonderingen worden vastgelegd, zodat duidelijk is welke cliënten gereed zijn en welke nog opvolging vragen.
Het administratief afsluiten van cliënten die uit zorg zijn, vraagt in de praktijk veel meer dan één mutatie in het ECD. Door die afhandeling te structureren en terugkerende beslissingen automatisch uit te voeren, blijven dossiers schoner, registraties correcter en uitzonderingen beter beheersbaar. Dat levert tijd op in de backoffice en geeft meer grip op een proces dat anders makkelijk blijft liggen.
