Wanneer een cliënt uit zorg gaat, moet het dossier administratief volledig worden afgerond. Dat betekent niet alleen de zorgstatus controleren, maar ook alle onderdelen beëindigen die nog doorlopen in het ECD en aanverwante portalen, zoals afspraken, groepszorg, vragenlijsten, betrokken medewerkers, het zorgplan en juridische statussen. Juist die laatste opschoning is belangrijk om het dossier kloppend te houden en te voorkomen dat er na uitzorg nog registraties of koppelingen actief blijven.
Wanneer een cliënt uit zorg gaat, moet het dossier administratief volledig worden afgerond. Dat betekent niet alleen de zorgstatus controleren, maar ook alle onderdelen beëindigen die nog doorlopen in het ECD en aanverwante portalen, zoals afspraken, groepszorg, vragenlijsten, betrokken medewerkers, het zorgplan en juridische statussen. Juist die laatste opschoning is belangrijk om het dossier kloppend te houden en te voorkomen dat er na uitzorg nog registraties of koppelingen actief blijven.
• Gemiddeld ± 50 minuten per cliëntdossier kwijt
• Regelmatig onvolledige afsluitingen door actieve vragenlijsten groepszorgregistraties of juridische statussen die over het hoofd worden gezien
• Risico's rond vervuilde dossiers doorlopende registraties na uitzorg en extra herstelwerk door gebrek aan overzicht op openstaande dossieronderdelen
• Beslislogica vooraf voorkomt half-afgeronde of later te corrigeren afsluitingen
• Afsluiten mag pas als aan juiste voorwaarden is voldaan
• Medewerkers richten zich op gevallen die echt beoordeling vragen
• Afspraken, groepszorg, vragenlijsten en andere onderdelen worden in samenhang afgehandeld
• Administratieve werkelijkheid sluit beter aan op feitelijke uitstroom
• Losse eindjes in het dossier worden verminderd
• Persoonsgegevens worden niet langer beschikbaar gehouden dan noodzakelijk
• AVG-compliance en betrouwbaarheid van stuurinformatie worden geborgd
• Vervuiling in het ECD door actief blijvende onderdelen verdwijnt
• Zicht op waar het proces stagneert, hoeveel uitzonderingen er zijn en waar doorlooptijd verloren gaat ontstaat
• Sturen op individuele werkwijzen wordt vervangen door procesgestuurd bijsturen
• Inzicht helpt gericht ingrijpen
Wanneer een cliënt uit zorg gaat, moet het dossier administratief volledig worden afgerond. Dat betekent niet alleen de zorgstatus controleren, maar ook alle onderdelen beëindigen die nog doorlopen in het ECD en aanverwante portalen, zoals afspraken, groepszorg, vragenlijsten, betrokken medewerkers, het zorgplan en juridische statussen. Juist die laatste opschoning is belangrijk om het dossier kloppend te houden en te voorkomen dat er na uitzorg nog registraties of koppelingen actief blijven.
1. De automatisering leest een werklijst met cliëntnummer, uitzorgdatum, reden van uitzorg en de benodigde controles.
2. Per cliënt wordt eerst beoordeeld of de uitzorgdatum geldig is en of het dossier volgens de regels mag worden afgesloten.
3. Vervolgens wordt de cliënt opgezocht in het ECD en gecontroleerd of de cliënt eenduidig gevonden is en niet meer de status 'in zorg' heeft.
4. Daarna worden openstaande afspraken in de agenda en registraties in groepszorg beëindigd vanaf de uitzorgdatum.
5. De automatisering werkt vervolgens de dossieronderdelen bij door vragenlijsten en documenten af te ronden, betrokken medewerkers te beëindigen, het zorgplan af te sluiten en juridische statussen van een einddatum te voorzien.
6. Als er nog een actieve koppeling met het portaal bestaat, wordt die ontkoppeld en wordt de verwerking vastgelegd in het log.
7. Na afloop ontvangt de organisatie een overzicht van verwerkte en overgeslagen dossiers, zodat uitzonderingen gericht kunnen worden opgepakt.
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Het afsluiten van een cliëntdossier bij uitzorg vraagt om veel meer dan het aanpassen van één statusveld. Juist doordat meerdere dossieronderdelen en controles samenkomen, kost dit proces handmatig veel tijd en ontstaan makkelijk losse eindjes. Door die afhandeling gestructureerd te automatiseren, houdt de organisatie dossiers schoner, uitzonderingen beter zichtbaar en komt administratieve tijd vrij voor werk dat echt beoordeling vraagt.
