Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Wanneer een cliënt uit zorg gaat, moet het dossier administratief volledig worden afgesloten. Dat betekent niet alleen de zorgopname beëindigen, maar ook alle samenhangende onderdelen in het ECD nalopen, zoals locaties, declaraties, zorglegitimaties, notities en openstaande taken. In de praktijk is dit een vast backofficeproces dat pas echt klaar is als alle afhankelijke registraties correct zijn verwerkt.
• Gemiddeld ± 15 minuten per cliëntdossier kwijt
• Regelmatig te laat of onvolledig afgesloten dossiers door open notities taken en onjuiste einddatums op declaratieregels
• Risico's rond onterechte declaraties vervuilde werkvoorraden en extra kosten door inactieve cliëntregistraties die ongemerkt blijven doorlopen
• Beslislogica per cliënt wordt structureel en consequent uitgevoerd
• Repeterend uitzoek- en controlewerk verdwijnt uit de dagelijkse operatie
• Medewerkers houden tijd over voor dossiers die echt beoordeling vragen
• Locaties, declaraties en taken worden in samenhang afgehandeld
• Onderdelen blijven niet onbedoeld open staan na afsluiting
• Correctiewerk achteraf en fouten in declaratie worden voorkomen
• Uitzonderingen worden apart geregistreerd en niet stilzwijgend overgeslagen
• Medewerkers zien direct welke dossiers aandacht nodig hebben
• Achteraf reconstrueren waar het misging is niet meer nodig
• Per dossier wordt vastgelegd wat verwerkt is en waar uitval zat
• Stuurinformatie over volumes en doorlooptijd is direct beschikbaar
• Terugkerende uitzonderingen per zorgsoort worden sneller zichtbaar
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De afsluiting start zodra voor een cliënt een einddatum en reden uit zorg beschikbaar zijn.
2. Het ECD zoekt de juiste cliënt op en controleert welke zorgonderdelen en registraties nog actief zijn.
3. De zorgopname wordt beëindigd met de juiste einddatum en reden uit zorg.
4. Actieve locaties, declaraties en zorglegitimaties worden in de juiste volgorde gecontroleerd en waar nodig afgesloten volgens de geldende regels.
5. Openstaande administratieve onderdelen, zoals notities, wondzorg en taken of signalen, worden afgehandeld of gearchiveerd.
6. Als een onderdeel niet verwerkt kan worden of afwijkt van de standaard, wordt dit geregistreerd als uitzondering voor opvolging.
7. Na afronding wordt vastgelegd welke dossiers volledig zijn verwerkt en welke nog aandacht vragen.
Het administratief afsluiten van cliëntdossiers is in de VVT een terugkerend proces met veel afhankelijkheden tussen zorgregistratie, declaratie en dossierbeheer. Door die stappen geautomatiseerd en in de juiste volgorde uit te voeren, wordt het proces voorspelbaarder en vollediger. Medewerkers besteden daardoor minder tijd aan routinematig uitzoekwerk en meer aan de dossiers die echt om aandacht vragen.
