Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de gehandicaptenzorg komen dagelijks cliëntdocumenten binnen die aan het juiste dossier moeten worden toegevoegd. Daarbij moet niet alleen het juiste cliëntnummer en de naam worden gecontroleerd, maar ook of er privacy-afscherming geldt op adresgegevens van de cliënt of van contactpersonen. Pas daarna kan een document op de juiste manier in het ECD worden geplaatst en administratief worden afgehandeld.
• Gemiddeld ± 12 minuten per cliëntdocument kwijt
• Regelmatig onjuiste privacyafscherming of verkeerde dossierkoppeling door handmatige naamlezing en ontbrekende BSN-verificatie
• Risico's rond privacyschendingen en onvolledige dossiervorming bij documenten die niet of foutief zijn gearchiveerd
• Dossierzoekwerk, privacychecks en bestandsstatus verlopen automatisch
• Repeterend werk dat weinig waarde toevoegt verdwijnt structureel
• Medewerkers houden tijd over voor inhoudelijk oordeel
• Controle op reguliere route versus afgeschermde gegevens wordt standaard uitgevoerd
• Documenten worden niet onjuist zichtbaar opgeslagen
• Uitzonderingen worden apart gezet in plaats van doorgedrukt
• Controle op cliëntnummer, naamconventie en vindbaarheid wordt afgedwongen
• Documenten worden niet alleen op nummer of naam gekoppeld
• Consistente naamgeving en archivering worden geborgd
• Uitval wordt per document vastgelegd met reden voor gerichte opvolging
• Achterstanden en terugkerende fouten worden sneller zichtbaar
• Stuurinformatie voor teamleiders is concreter dan losse notities
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces leest nieuwe documenten uit de binnenkomende map en beoordeelt per bestand of cliëntnummer, naam en bestandsopbouw bruikbaar zijn.
2. Bestanden die verwerkt kunnen worden, worden klaargezet voor behandeling en zo nodig hernoemd volgens de afgesproken naamconventie.
3. De juiste cliënt wordt in het ECD opgezocht op basis van cliëntnummer en naamcontrole.
4. Het proces controleert of bij de cliënt of bij persoonlijke contacten sprake is van privacy-afscherming die invloed heeft op de verwerking.
5. Het document wordt via de juiste route aan het cliëntdossier toegevoegd, met de passende zichtbaarheid en documentkenmerken.
6. Na controle op succesvolle plaatsing wordt het bestand gearchiveerd en wordt de verwerking inclusief eventuele uitval vastgelegd in het log.
Het verwerken van cliëntdocumenten in het ECD is vooral belastend door de controles, uitzonderingen en privacy-afwegingen die bij ieder document terugkomen. Door dat besliswerk grotendeels te automatiseren, neemt de administratieve last af terwijl de dossiervoering consistenter en beter navolgbaar wordt. Medewerkers houden daarmee meer tijd over voor de gevallen waarin echt beoordeling nodig is.
