Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Bij een overgang naar een nieuwe Ysis-omgeving moeten cliëntgebonden afspraken en adviesitems correct meeverhuizen. Het gaat daarbij niet alleen om geplande tijdlijnitems, maar ook om inhoudelijke adviezen die onderdeel zijn van het dossier en na de overgang direct beschikbaar moeten blijven voor zorgprofessionals.
• Gemiddeld meerdere uren per migratiebatch kwijt afhankelijk van het aantal cliënten en adviesitems
• Regelmatig gemiste of onjuist vastgelegde adviesitems door handmatige bron-naar-doelcontrole per cliënt over twee Ysis-omgevingen
• Risico's rond onvolledig gemigreerde cliëntdossiers en herstelwerk bij deelruns die niet volledig zijn doorgekomen
• Cliëntinformatie blijft beschikbaar tijdens en na de omgevingswisseling
• Terugzoeken in oude omgevingen of losse overzichten is niet meer nodig
• Continuïteit van dossiers wordt geborgd zonder handmatige tussenkomst
• Eenduidige cliëntidentificatie wordt gecontroleerd vóór overname
• Gemiste of verkeerd gekoppelde dossierinformatie wordt voorkomen
• Beslislogica per item type is consequent vastgelegd
• Inzicht in hoeveel items zijn aangeboden, verwerkt en uitgevallen
• Gerichte naloop is mogelijk zonder alles opnieuw te doen
• Stuurinformatie maakt het migratieproces beheersbaar
• Werk verschuift van uitvoerend overtypen naar beoordelen van echte uitzonderingen
• Retrieval, verwerking en foutregistratie lopen gestructureerd
• Handmatige correctie is alleen nodig voor dossiers die het echt vragen
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De organisatie levert per batch een overzicht aan met cliëntafspraken en een apart overzicht met adviesitems.
2. Het proces verwerkt eerst de afspraken en zoekt per cliënt het juiste dossier op in het ECD om de tijdlijnitems vast te leggen.
3. Vervolgens worden de relevante adviesitems per cliënt opgehaald uit de oude Ysis-omgeving en tijdelijk vastgelegd voor verdere verwerking.
4. Daarna worden de opgehaalde adviesitems in de nieuwe Ysis-omgeving toegevoegd aan het juiste cliëntdossier.
5. Per batch registreert het proces hoeveel records succesvol zijn verwerkt en welke items zijn uitgevallen.
6. Uitgevallen afspraken of adviesitems worden apart vastgelegd, zodat gerichte herstelacties of her-runs mogelijk zijn.
Bij een overgang tussen Ysis-omgevingen draait het niet alleen om data overzetten, maar om het volledig en herleidbaar meenemen van cliëntgebonden dossierinformatie. Door afspraken en adviesitems gestructureerd te migreren, neemt de kans op uitval af en blijft het herstelwerk beperkt tot de echte uitzonderingen.
