Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Het administratief afsluiten van een cliënt in de ggz is zelden één handeling. Na het besluit om zorg te beëindigen, moeten in het ECD meerdere onderdelen in de juiste volgorde worden bijgewerkt, zoals de zorgstatus, het zorgtraject, openstaande afspraken en gekoppelde locaties. Juist omdat deze afsluiting doorwerkt in planning, dossiervoering en verantwoording, vraagt het proces veel zorgvuldigheid.
• Gemiddeld ± 31 minuten per cliëntafsluiting kwijt
• Regelmatig onvolledige afsluitingen door tegenstrijdige datums openstaande afspraken of verplichte velden die niet zijn ingevuld
• Risico's rond vervuilde dossiers onjuiste planning en beperkt managementinzicht in aantallen uitval en doorlooptijd per afsluiting
• Beslislogica per cliënt over eindredenen en verplichte registraties verloopt automatisch
• Half-afgeronde afsluitingen en correcties achteraf nemen af
• Medewerkers richten zich op echte uitzonderingen
• Toekomstige afspraken en open trajectonderdelen worden systematisch gecontroleerd
• Planningen vervuilen minder door onbedoeld actieve onderdelen
• Dossiers sluiten beter aan op de actuele situatie
• Uitval bij locaties of trajecten met foutmeldingen wordt direct zichtbaar gemaakt
• Inconsistente registratie door stilzwijgend doorgaan wordt voorkomen
• Medewerker grijpt gericht in bij gesignaleerde uitval
• Volume, foutredenen en doorlooptijden worden inzichtelijk
• Teamleiders zien waar dossiers hangen en welke uitzonderingen terugkomen
• Feitelijke tijdvraag van het proces wordt zichtbaar
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces ontvangt een afsluitverzoek met cliëntnummer, afsluitdatum en reden van afsluiting.
2. Het juiste cliëntdossier wordt opgezocht en gecontroleerd in het ECD.
3. Open registraties van betrokken medewerkers worden beëindigd op basis van de afsluitdatum.
4. De zorgstatus wordt afgesloten met de juiste eindreden en eventuele verplichte aanvullende gegevens.
5. Toekomstige afspraken in de agenda worden opgeschoond vanaf de afsluitdatum.
6. Open zorgtrajecten en relevante locatiekoppelingen worden afgesloten als de dossiergegevens dat toelaten.
7. Na afronding ontvangt de medewerker een bevestiging, of bij uitval een melding zodat handmatige correctie kan plaatsvinden.
Het afsluiten van een cliënt raakt in de ggz meerdere registraties tegelijk en vraagt daardoor meer dan alleen het zetten van een einddatum. Door deze stappen in vaste volgorde en met ingebouwde controles uit te voeren, wordt het proces voorspelbaarder, neemt herstelwerk af en blijft handmatige aandacht beschikbaar voor de dossiers die echt afwijken.
