Wanneer een cliënt in zorg komt of een administratieve mutatie nodig heeft, moet de zorgadministratie meerdere gegevens controleren en op verschillende plekken vastleggen. Denk aan het controleren van de cliënt in het ECD, het beoordelen van de Wlz-indicatie, het ophalen van de juiste rekentool en het doorzetten van informatie naar interne vervolgprocessen. Zeker bij VVT-organisaties met veel teams en instroommomenten is dit een terugkerend proces dat nauw luistert.
Wanneer een cliënt in zorg komt of een administratieve mutatie nodig heeft, moet de zorgadministratie meerdere gegevens controleren en op verschillende plekken vastleggen. Denk aan het controleren van de cliënt in het ECD, het beoordelen van de Wlz-indicatie, het ophalen van de juiste rekentool en het doorzetten van informatie naar interne vervolgprocessen. Zeker bij VVT-organisaties met veel teams en instroommomenten is dit een terugkerend proces dat nauw luistert.
• Gemiddeld ± 52 minuten per cliëntmutatie of instroomverzoek kwijt
• Regelmatig onvolledige Wlz-indicaties of onjuiste rekentoelkoppelingen die pas bij het mutatieformulier zichtbaar worden
• Risico's rond vertraagde zorgstart en foutieve financieringsregistraties door gebrekkige controle op volledigheid en logica per instroomverzoek
• Terugkerende handelingen rond mail, dossier en documenten verdwijnen
• Tijd vrijgespeeld voor gevallen die beoordeling of afstemming vragen
• Administratieve acties worden automatisch in de juiste volgorde uitgevoerd
• Controles op teamkoppeling, Wlz-indicatie en cliëntgegevens verlopen automatisch
• Onjuiste registraties en herstelwerk richting declaratie nemen af
• Beslislogica wordt consequent op dezelfde manier uitgevoerd
• Correcte verwerking versnelt ook vervolgstappen in de keten
• Heen-en-weer mailen over ontbrekende gegevens wordt voorkomen
• Doorlooptijd profiteert van preventie in plaats van reparatie
• Inzicht in wat goed gaat, waar uitval ontstaat en welke fouten terugkomen
• Teamleiders kunnen sturen op structurele verbeteringen
• Procesinformatie is niet meer verspreid over mailboxen en losse terugkoppeling
Wanneer een cliënt in zorg komt of een administratieve mutatie nodig heeft, moet de zorgadministratie meerdere gegevens controleren en op verschillende plekken vastleggen. Denk aan het controleren van de cliënt in het ECD, het beoordelen van de Wlz-indicatie, het ophalen van de juiste rekentool en het doorzetten van informatie naar interne vervolgprocessen. Zeker bij VVT-organisaties met veel teams en instroommomenten is dit een terugkerend proces dat nauw luistert.
1. Het proces leest nieuwe verzoeken uit de aangewezen mailbox en haalt cliëntnummer, cliëntnaam en teaminformatie uit het bericht.
2. Het controleert in het ECD of de cliënt bestaat, bij het juiste team hoort en een geldige Wlz-indicatie heeft.
3. Het zoekt de juiste rekentool op, controleert of er precies één bruikbaar document beschikbaar is en leest de relevante gegevens daaruit uit.
4. Het beoordeelt of belangrijke velden zoals startdatum, indicatie en betaalgegevens logisch en compleet zijn voor verdere verwerking.
5. Het vult op basis van die gegevens de juiste mutatie in het registratiesysteem in en dient deze in.
6. Het maakt vervolgens de benodigde Excel- en Word-documenten voor interne vervolgafdelingen.
7. Het verstuurt de uitkomsten en eventuele uitzonderingen naar de juiste interne betrokkenen en koppelt de status terug aan de aanvrager.
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
De verwerking van cliënten die in zorg komen of administratief gewijzigd worden, bestaat uit veel terugkerende controles, invoerhandelingen en interne overdrachten. Door deze stappen te automatiseren neemt de verwerkingstijd per verzoek sterk af en worden fouten in registratie en opvolging beter voorkomen. Tegelijk ontstaat meer grip op uitval, werkvoorraad en datakwaliteit in een proces dat voor veel VVT-organisaties dagelijks terugkomt.
