Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In de wijkzorg werken planners en coördinatoren vaak met een capaciteitsoverzicht naast het ECD. Daarin houden zij per team zicht op cliënten met de status tijdelijk uit zorg, de bijbehorende afspraken en de impact op routes en dagdelen. Dat overzicht moet actueel zijn om capaciteit goed te kunnen beoordelen en wijzigingen in de planning tijdig te verwerken.
• Gemiddeld ± 20 minuten per team per actualisatieronde kwijt
• Regelmatig verouderde cliënt- of afspraakgegevens in het capaciteitsoverzicht door handmatige vergelijking met het ECD per medewerker
• Risico's rond capaciteitsoverschatting en verkeerde planningsbeslissingen bij een capaciteitstool die niet synchroon loopt met het ECD
• Planners sturen op actuele informatie in plaats van een achterlopend overzicht
• Nieuwe cliënten worden toegevoegd én bestaande afspraken worden gecontroleerd
• Verwijderde afspraken worden opgeschoond op basis van ECD-status
• Beslislogica per cliënt en afspraak wordt automatisch uitgevoerd
• Repetitief denkwerk dat handmatige fouten veroorzaakt verdwijnt
• Aanmaken, bijwerken, verwijderen of overslaan loopt altijd consequent
• Uitzonderingen zoals ontbrekende teambestanden worden apart vastgelegd
• Verwerking stilvalt niet door afwijkende teaminstellingen
• Opvolging is gericht en hoeft niet de hele batch te raken
• Consistent regionaal beeld over alle wijkteams heen
• Uniformiteit ondersteunt capaciteitsbesprekingen en bijsturen
• Stuurinformatie is beschikbaar voor op- en afschalen
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering opent het ECD en haalt per team de relevante cliënten op met de status tijdelijk uit zorg.
2. Per cliënt worden de bijbehorende zorgafspraken verzameld en in een eenduidig formaat gezet.
3. Daarna leest de automatisering uit de capaciteitstool welke cliënten en afspraken al in Excel aanwezig zijn.
4. Per cliënt en per afspraak wordt bepaald of een regel moet worden toegevoegd, aangepast, verwijderd of overgeslagen.
5. Nieuwe en gewijzigde cliëntafspraken worden op de juiste plek in de capaciteitstool verwerkt en vervallen regels worden opgeschoond.
6. Vervolgens wordt ook de actuele teamplanning met routes en dagdelen in het overzicht bijgewerkt.
7. Fouten en uitzonderingen worden gelogd, zodat opvolging mogelijk is zonder dat de verwerking van andere teams stopt.
Deze automatisering houdt de capaciteitstool actueel op basis van het ECD, inclusief cliëntstatussen, afspraken en teamplanning. Daarmee verdwijnt veel terugkerend controle- en bijwerkwerk uit het planningsproces, terwijl uitzonderingen juist beter zichtbaar worden. Het resultaat is een betrouwbaarder capaciteitsbeeld en meer rust in de dagelijkse aansturing.
