Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In de zorgadministratie komt het regelmatig voor dat cliëntdossiers onvolledige of niet goed geverifieerde BSN-gegevens bevatten. Die dossiers moeten worden nagelopen, zodat de bron van het BSN klopt en de identiteitsverificatie correct is vastgelegd in het ECD. Dat is geen inhoudelijk complexe taak, maar wel een proces dat zorgvuldig en consequent uitgevoerd moet worden.
Gemiddeld ± 7 minuten per cliëntdossier kwijt
Regelmatig onvolledig geverifieerde of foutief geregistreerde BSN-bronnen die ongemerkt in het dossier blijven staan
Risico's rond compliance-afwijkingen bij audits en identiteitsgerelateerde dossierproblemen door ontbrekend inzicht in verwerkingsstatus
• Herhaald openen van dezelfde schermen en afwegingen verdwijnt
• Repeterend dossieronderhoud kost minder tijd
• Medewerkers richten zich op uitzonderingen
• Beslislogica wordt consequenter toegepast dan handmatig mogelijk is
• Dossiers worden op dezelfde manier beoordeeld en bijgewerkt
• Verschillen in uitvoering tussen medewerkers nemen af
• Uitzonderingen worden apart vastgelegd voor gerichte opvolging
• Losse herstelacties achteraf verdwijnen
• Werklijst voor opvolging is duidelijk en concreet
• Controles worden consequent uitgevoerd en aantoonbaar vastgelegd
• Betrouwbaarheid van het dossier wordt geborgd
• Medewerkers hoeven niet telkens handmatig door dezelfde stappen
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering haalt een actueel overzicht op van dossiers met onvolledige BSN-gegevens.
2. Het overzicht wordt omgezet naar een werklijst met cliëntnummers die verwerkt kunnen worden.
3. Per cliënt opent de automatisering het dossier in het ECD en gaat naar de identiteitsgegevens.
4. De BSN-bron wordt gecontroleerd en waar nodig aangepast naar de juiste bron.
5. Daarna wordt de identiteitsverificatie uitgevoerd en gecontroleerd of deze correct is vastgelegd.
6. Elke verwerkte regel en iedere uitval wordt geregistreerd voor opvolging en stuurinformatie.
7. Na afloop worden de gebruikte bestanden gearchiveerd zodat herleidbaar blijft wat is verwerkt.
Het nalopen van BSN-bron en identiteitsverificatie is terugkerend administratief werk dat veel aandacht vraagt, maar weinig inhoudelijke variatie kent. Door dit proces te automatiseren wordt de uitvoering consistenter, neemt het handmatige herstelwerk af en ontstaat beter zicht op dossiers die echt uitvallen. Zo houdt de zorgadministratie meer tijd over voor uitzonderingen en controles die wél menselijk oordeel vragen.
