Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Na een betaalrun volgt vaak nog een correctieslag in het financieel systeem. Daarbij wordt per administratie, crediteur en factuur gecontroleerd of betalingen goed zijn geselecteerd, of ze bij de juiste facturen horen en of uitzonderingen apart moeten worden afgehandeld. Zeker in organisaties met meerdere locaties en een centrale financiële administratie is dit een terugkerend proces in de week- en betaalcyclus.
• Gemiddeld ± 5 minuten per betalingscorrectieregel kwijt
• Regelmatig foutieve afletteringen of gemiste uitzonderingen door handmatige vergelijking van crediteuren en facturen per betaalweek
• Risico's rond onjuiste betalingstoewijzingen en vertraging in de betaalplanning door correcties die te laat worden gesignaleerd
• Beslislogica over factuurkeuze, bron en uitzonderingsroute verloopt automatisch
• Het tijdrovende deel van het werk verdwijnt uit de handmatige taak
• Medewerkers beoordelen alleen nog de afwijkingen
• Vergelijkingen van factuurnummers en weekregels verlopen consistent
• Kans op verkeerd geselecteerde facturen of onjuiste koppelingen daalt
• Latere correcties worden voorkomen doordat controles altijd op dezelfde manier lopen
• Niet-verwerkbare posten worden apart herkend en gelogd
• Direct duidelijk welke posten openstaan en waarom
• Het proces wordt sneller én bestuurbaar
• Weekplanning blijft op koers dankzij directe verwerking na betaalrun
• Minder naloop, heropenen van betalingen en ad-hoc herstelwerk
• Relevant bij meerdere administraties waar vertraging snel doorwerkt
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering opent het financieel systeem en gaat naar de betalingen die in de eerdere betaalrun zijn aangemaakt.
2. De juiste weekregels en bronbestanden worden bepaald op basis van de betaalplanning.
3. Per betaling wordt de administratie en crediteur opgezocht en worden de onderliggende facturen geopend.
4. Elke factuur wordt vergeleken met het controlebestand om te bepalen of deze moet worden geselecteerd, overgeslagen of via een uitzonderingsroute moet worden verwerkt.
5. Posten die als groot, handmatig of gecombineerd zijn aangemerkt, worden in een aparte vervolgstap verwerkt.
6. De aangepaste betaling wordt opgeslagen en vastgelegd in de logging, inclusief overgeslagen of niet-gevonden posten.
7. Na afronding ontvangt het team een melding met de status van de verwerking en eventuele uitval.
Het corrigeren van betalingen na een betaalrun is een terugkerend finance-proces met veel herhaling, maar ook met inhoudelijke beslissingen per factuur en crediteur. Door die controles en uitzonderingsroutes te automatiseren ontstaat minder handwerk, minder foutkans en meer grip op de betaalcyclus. Medewerkers houden daardoor tijd over voor de posten die echt uitzoekwerk of beoordeling vragen.
