Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In ambulante en klinische GGZ is actuele stuurinformatie over inzetbaarheid van zorgverleners nodig om de weekplanning werkbaar te houden. Planners en coördinatoren moeten daarvoor per medewerker nagaan wie beschikbaar is, welke afwezigheid of ziekmelding speelt, welke afspraken al in de agenda staan en waar nog ruimte zit. Op basis daarvan ontstaan belijsten, weekoverzichten en regionale capaciteitsoverzichten die nodig zijn om continuïteit van zorg te organiseren.
• Gemiddeld ± 22 minuten per zorgverlener per planningsronde kwijt
• Regelmatig gemiste ziekmeldingen of foutief ingeschatte capaciteit door informatie verspreid over meerdere profielschermen per medewerker
• Risico's rond onvolledige bel- en regiolijsten en verstoorde continuïteit van zorg bij beschikbaarheidsoverzichten die niet up-to-date zijn
• Tijdrovend uitzoekwerk per zorgverlener verdwijnt structureel
• Beslisregels worden consequent en op dezelfde manier toegepast
• Informatie uit ziekmeldingen, afwezigheid en contractomvang wordt automatisch gecombineerd
• Dezelfde controles worden per medewerker uitgevoerd ongeacht het team
• Uitkomst is direct vergelijkbaar tussen teams en regio's
• Geautomatiseerde verwerking reduceert interpretatieverschillen
• Tijdelijke uitval, gedeeltelijke afwezigheid en resterende tijdvakken worden meegenomen
• Sneller zicht op bezettingsrisico's en inzetbare medewerkers
• Bijsturen wordt mogelijk vóór in plaats van na het optreden van problemen
• Handmatig aanvullen en controleren van regionale bestanden verdwijnt
• Werk verschuift van administratief verwerken naar inhoudelijk fiatteren
• Overzichten worden automatisch opgebouwd in plaats van handmatig samengesteld
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering logt in op het planningsportaal en opent het zorgrooster voor de juiste week.
2. Vervolgens wordt eerst een actuele basislijst opgehaald en omgezet naar regionale werkoverzichten.
3. Daarna worden alle zorgverleners in het portaal opgehaald en één voor één verwerkt.
4. Per zorgverlener controleert het proces de profielgegevens, regio, woonplaats en eventuele ziekmeldingen of afwezigheid.
5. Daarna wordt in de planner voor de juiste week bekeken welke afspraken al staan ingepland en welke contractinformatie van toepassing is.
6. Op basis van beschikbaarheid, afwezigheid en bestaande afspraken bepaalt het proces welke tijdvakken nog inzetbaar zijn.
7. Tot slot worden de regionale belijsten en beschikbaarheidsoverzichten bijgewerkt en worden bijzonderheden vastgelegd voor opvolging.
Het opstellen van beschikbaarheidslijsten is in de GGZ een terugkerend proces waarin veel gegevens handmatig uit het planningsportaal worden samengebracht en beoordeeld. Door dat werk te automatiseren ontstaan sneller complete en beter vergelijkbare overzichten per regio, met minder kans op gemiste uitval of foutieve capaciteit. Daarmee krijgen planners en teamverantwoordelijken eerder bruikbare stuurinformatie en blijft meer tijd over voor het daadwerkelijk organiseren van zorginzet.
