Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen de thuiszorg en huishoudelijke ondersteuning is actuele beschikbaarheid van medewerkers een vast onderdeel van de weekplanning. Planners moeten weten wie inzetbaar is, wie afwezig of ziek is, en waar nog ruimte zit om openstaande of gewijzigde bezoeken op te vangen. Daarnaast zijn bel- en regiolijsten nodig om snel te kunnen schakelen bij uitval, vakanties of herplanning.
• Gemiddeld meerdere uren per planningsronde kwijt aan beschikbaarheidscontrole per medewerker
• Regelmatig gemiste ziekmeldingen of foutief ingeschatte inzetbaarheid door beschikbaarheidsinformatie verspreid over meerdere profielschermen
• Risico's rond onderbezetting en verstoorde zorgcontinuïteit bij beschikbaarheidslijsten die niet volledig of te laat beschikbaar zijn voor de planners
• Tientallen terugkerende controles per medewerker worden overgenomen
• Beslislogica over afspraken, ziekte en contractinfo loopt automatisch
• Planning besteedt minder tijd aan handmatig samenstellen van werklijsten
• Vaste beoordelingsregels geven een consistenter beeld van inzetbaarheid
• Gemiste ziekmeldingen of verkeerde afwezigheid worden voorkomen
• Overzicht is betrouwbaarder en vergelijkbaar per regio en week
• Uitzonderingen per medewerker worden automatisch meegewogen
• Langdurige ziekte en gedeeltelijke afwezigheid worden apart behandeld
• Het proces is werkbaar bij grotere aantallen en weken met veel mutaties
• Deelverwerking en logging maken zichtbaar wat al klaar is
• Continuïteit is geborgd doordat lijsten op vaste momenten beschikbaar zijn
• Grip op voortgang is niet meer afhankelijk van handmatige statuscontrole
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces opent het planningssysteem en logt in voor de juiste planningsomgeving.
2. Vervolgens wordt bepaald voor welke week de overzichten moeten worden opgebouwd.
3. Daarna wordt de medewerkerslijst uit het zorgrooster opgehaald en verdeeld in verwerkbare delen.
4. Per medewerker wordt de profielinformatie gecontroleerd, inclusief regio en basisgegevens voor de planning.
5. Het proces beoordeelt vervolgens beschikbaarheid, afwezigheid, ziekmeldingen en reeds geplande afspraken voor die week.
6. De uitkomst wordt verwerkt in beschikbaarheidslijsten, signaallijsten en een actuele bellijst per regio.
7. Na afloop controleert het proces of alle delen zijn verwerkt en worden de definitieve bestanden afgerond voor gebruik door de planning.
Het opstellen van beschikbaarheidslijsten voor de planning is in de thuiszorg vooral een proces van controleren, combineren en beoordelen. Door dat structurele uitzoekwerk te automatiseren, beschikt de planning sneller over actuele en consistenter opgebouwde overzichten. Dat scheelt tijd, verkleint de kans op missers en geeft meer grip op inzetbaarheid per regio en week.
