Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In de ambulante GGZ is actuele informatie over inzetbaarheid van begeleiders nodig om de planning werkbaar te houden. Planners kijken daarvoor per medewerker naar ziekmeldingen, afwezigheid, beschikbaarheid en reeds geplande afspraken, en beoordelen of iemand nog ruimte heeft of juist onder de contracturen uitkomt. Zeker bij meerdere regio’s en wisselende caseload is dat een terugkerend proces dat direct doorwerkt in de dagelijkse zorguitvoering.
• Gemiddeld ± 24 minuten per zorgverlener per beschikbaarheidsbeoordeling kwijt
• Regelmatig onjuist ingeschatte inzetbaarheid door onvolledige profielen of ontbrekende tabbladen voor ziekmelding en beschikbaarheid
• Risico's rond planningsverstoringen en gebrekkige caseloadsturing door beschikbaarheidsinformatie die niet actueel is in het planningsoverzicht
• Planners hoeven per medewerker niet meer handmatig te beoordelen
• Beslislogica rond ziekmeldingen en contracturen wordt automatisch toegepast
• Uitzonderingen zoals langdurig zieken worden apart gesignaleerd
• Actueler en consistenter overzicht van wie inzetbaar is
• Capaciteitsoverzichten zijn samengesteld op basis van vaste regels
• Teams sturen niet meer op een Excel die achterloopt
• Randgevallen zoals placeholder-profielen en lege velden worden apart gehouden
• Minder ruis in capaciteitsoverzichten door automatische uitzonderingsafhandeling
• Planners voeren achteraf minder correcties uit
• Aandacht verschuift van verzamelen naar inhoudelijke capaciteitsafwegingen
• Meer tijd voor herverdeling, uitval opvangen en bijsturen per regio
• Werk wordt gerichter zonder lichter te zijn in verantwoordelijkheid
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces opent per zorgverlener het profiel in het planningsportaal en leest de basisgegevens uit.
2. Vervolgens controleert het proces of er een actuele ziekmelding is en of sprake is van langdurige uitval of een situatie die buiten scope valt.
3. Daarna haalt het de vastgelegde beschikbaarheid en eventuele afwezigheid op en beoordeelt wat daarvan relevant is voor de gekozen planweek.
4. Het proces opent de planner voor de juiste week en leest de geplande afspraken en ureninformatie van de medewerker uit.
5. Op basis van beschikbaarheid, afwezigheid, afspraken en contractinformatie berekent het proces of er nog inzetbare tijd over is of dat iemand onder de contracturen zit.
6. Medewerkers die aan de voorwaarden voldoen worden automatisch verwerkt in het overzicht voor onderbenutting of in de beschikbaarheidssheet.
7. Bij onvolledige, afwijkende of niet-verwerkbare gegevens legt het proces de situatie vast in de logging zodat opvolging mogelijk blijft.
Dit proces automatiseert een terugkerende planningscontrole die in de ambulante GGZ veel tijd kost en sterk leunt op handmatige beoordeling van uitzonderingen. Door gegevens uit het planningsportaal consequent te verzamelen, te toetsen en direct in het capaciteitsoverzicht te verwerken, ontstaat een betrouwbaarder beeld van inzetbaarheid en onderbenutting. Dat geeft planners minder administratief werk en meer ruimte om daadwerkelijk op capaciteit en continuïteit van zorg te sturen.
