Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Veel paramedische organisaties werken voor sturing en controles met periodieke exports van behandeltrajecten uit het ECD of praktijkmanagementsysteem. Daarbij moeten meerdere perioden, administraties of labels op dezelfde manier worden uitgedraaid, zodat rapportages en analyses met een complete en actuele dataset werken.
• Gemiddeld ± 55 minuten per exportrun van 16 behandeltrajectbestanden kwijt
• Regelmatig ontbrekende of onvolledige exports door verlopen sessies mislukte downloads of verkeerde periodeselecties
• Risico's rond rapportages en analyses die op een onvolledige dataset worden opgesteld bij niet-gesignaleerde exportfouten
• Monotoon terugkerend werk verdwijnt uit de maandelijkse verwerking
• Meerdere jaren en omgevingen worden exact hetzelfde afgehandeld
• Tijd vrijgespeeld voor taken die inhoudelijke aandacht vragen
• Rapportage draait alleen als de complete set bestanden aanwezig is
• Halve exports of ontbrekende halfjaren worden voorkomen
• Volledigheid weegt zwaarder dan snelheid in dit proces
• Vaste werkwijze vervangt persoonsafhankelijke controles en keuzes
• Uitkomsten zijn per run hetzelfde ongeacht wie het uitvoert
• Variatie door drukte of werkafspraken wordt geëlimineerd
• Bronnen, perioden en publicatie sluiten op elkaar aan als één keten
• Meer grip op de aanlevering voor managementinformatie
• Gestandaardiseerde verwerking ondersteunt operationele analyses
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces verwijdert eerst eerdere exportbestanden zodat de nieuwe run met een schone set start.
2. Daarna logt het in op de eerste omgeving van het ECD of praktijkmanagementsysteem en exporteert per halfjaar de behandeltrajecten over meerdere jaren.
3. Vervolgens logt het in op de tweede omgeving en voert het dezelfde exportstappen opnieuw uit.
4. Alle aangemaakte bestanden worden gecontroleerd op volledigheid, zodat alleen een complete set verdergaat in het proces.
5. Als niet alle bestanden aanwezig zijn, probeert het proces de export opnieuw binnen de ingestelde grenzen.
6. Pas wanneer de volledige set beschikbaar is, worden de bestanden geüpload naar de centrale opslag en worden eerdere versies overschreven.
7. De run wordt afgesloten met een registratie van de uitvoering, zodat zichtbaar is wanneer de laatste complete publicatie heeft plaatsgevonden.
Deze automatisering maakt van een terugkerend, foutgevoelig exportproces een vaste en controleerbare werkwijze. De organisatie bespaart handmatig werk, voorkomt onvolledige datasets in rapportages en krijgt meer grip op de aanlevering van stuurinformatie over behandeltrajecten. Vooral in een omgeving met meerdere administraties en veel herhaling levert dat rust en voorspelbaarheid op.
