Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
Binnen VVT-organisaties moeten cliënten in het ECD aan de juiste behandeldisciplines gekoppeld zijn, zodat behandelaren kunnen rapporteren, registreren en zorg leveren vanuit het juiste dossier. Dat gebeurt vaak naar aanleiding van cliëntmutaties, zoals een opname, overplaatsing of wijziging van afdeling. Vooral in organisaties met meerdere locaties en disciplines is dat een terugkerend administratief proces dat nauw moet aansluiten op de praktijk.
• Gemiddeld ± 5 minuten per cliënt per discipline kwijt
• Regelmatig dubbele of gemiste behandelrelaties door meerdere zoekresultaten en handmatige relatiestatus-controle per cliënt
• Risico's rond onjuiste rapportage-autorisaties en onvolledige cliëntdossiers bij behandelrelaties die per discipline inconsistent worden aangemaakt
• Repetitief uitzoekwerk bij de backoffice verdwijnt
• Beslislogica over locatie, discipline en bestaande relaties verloopt automatisch
• Inhoudelijke controle blijft overeind terwijl herhaalwerk verdwijnt
• Relevante cliënten worden systematisch meegenomen zonder overslagen
• Dubbele relaties worden voorkomen door consequente controle
• Uitzonderingen komen expliciet terug in de logging
• Cliënten zijn sneller correct gekoppeld aan de juiste discipline
• Vertraging in dagelijkse zorgregistratie wordt voorkomen
• Herstelwerk achteraf neemt af doordat koppelingen tijdig worden aangemaakt
• Inzicht in wat is aangemaakt, overgeslagen en uitgevallen
• Gerichte opvolging op cliënten zonder koppeling of autorisatieproblemen
• Brongegevens die gecorrigeerd moeten worden worden eerder zichtbaar
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. Het proces haalt cliëntmutaties op uit het ECD-overzicht en selecteert de dossiers die binnen de afgesproken criteria vallen.
2. Per geselecteerde cliënt bepaalt het proces voor welke behandeldiscipline een relatie nodig kan zijn.
3. Voor elke relevante discipline wordt ingelogd in het ECD met de juiste autorisatie.
4. De cliënt wordt opgezocht en gecontroleerd op een bestaande behandelrelatie binnen die discipline.
5. Als de behandelrelatie ontbreekt, wordt deze aangemaakt; als die al bestaat, wordt geen extra actie uitgevoerd.
6. De uitkomst per cliënt en discipline wordt vastgelegd in een controleoverzicht.
7. Na afloop ontvangt de organisatie een samenvatting met verwerkte dossiers en punten voor opvolging.
Het aanmaken van behandelrelaties is een terugkerend administratief proces dat in de VVT al snel veel tijd kost en nauw luistert. Door de selectie, controle en vastlegging te automatiseren, wordt het proces consistenter uitgevoerd en blijft handmatige aandacht vooral nodig bij uitzonderingen. Dat levert tijdwinst op, verkleint de kans op fouten en zorgt dat behandelaren sneller in het juiste dossier kunnen werken.
