Op deze pagina schrijven we meer over dit proces, de uitdaging, waarom organisaties die automatiseren en welke stuurinformatie de digitale collega genereert.
In de ziekenhuislogistiek komen backorders, gewijzigde leverdata en orderbevestigingen vaak binnen via e-mail van leveranciers. Die informatie moet worden beoordeeld, gekoppeld aan de juiste inkooporder en verwerkt in het ERP, zodat afdelingen op tijd weten waar ze aan toe zijn en de vervolgadministratie klopt. Zeker bij hoge volumes en veel leveranciers is dit een terugkerend proces dat sterk leunt op zorgvuldige uitzonderingsafhandeling.
• Gemiddeld ± 5 minuten per backorder-orderregel kwijt
• Regelmatig foutief verwerkte leverdata of gemiste backorders door wisselende leveranciersformaten en meervoudige bijlagen
• Risico's rond leveringsverstoringen naar zorgafdelingen en onjuiste ERP-registraties door uitval zonder vaste logging per leverancier
• Beslismomenten per bericht zoals documenttype en ERP-actie verlopen automatisch
• Repetitief uitzoekwerk verdwijnt terwijl inhoudelijke controle geborgd blijft
• Medewerkers richten zich op afwijkingen
• Orderregels worden sneller en consistenter bijgewerkt inclusief notities
• Beschikbaarheid en leververwachting zijn beter actueel
• Handmatig bijhouden achter leveranciersmails verdwijnt
• Uitzonderingen zoals ontbrekende bijlagen worden direct uit de reguliere stroom gehaald
• Mailbox blijft beheersbaar zonder handmatige opvolging van elk bericht
• Terugmeldingen verlopen geautomatiseerd
• Hoeveel backorders bijgewerkt zijn en welke leveranciers uitvallen wordt inzichtelijk
• Sturen op operations, inkoop en leveranciersmanagement wordt concreter
• Doorlooptijd en terugkerende uitvalredenen worden zichtbaar
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Deze beschrijving is een generieke weergave van hoe dit proces vaak wordt uitgevoerd.
Per organisatie en per taak kan de digitale collega anders worden geïnstrueerd.
Taken kunnen ook overtijd veranderen en worden aangepast.
1. De automatisering controleert per leverancier of er nieuwe e-mails met backorder- of orderinformatie zijn binnengekomen.
2. Bijlagen en mailinhoud worden beoordeeld op volledigheid, aantal bestanden en bruikbaarheid voor verwerking.
3. De ontvangen informatie wordt omgezet naar een gestandaardiseerd formaat, ook bij leveranciers met een afwijkende aanleverwijze.
4. Per orderregel wordt in het ERP gezocht naar de juiste inkooporder en het bijbehorende artikel.
5. De leverdatum, status of notitie op de orderregel wordt bijgewerkt op basis van de ontvangen leveranciersinformatie.
6. Berichten met onjuiste, ontbrekende of afwijkende input worden uit de reguliere stroom gehaald en voorzien van een terugmelding.
7. Orderregels die niet automatisch gevonden of verwerkt kunnen worden, worden vastgelegd voor gerichte opvolging door een medewerker.
Het verwerken van backorders uit leveranciersmails is een terugkerend administratief proces met veel uitzonderingen, controles en ERP-mutaties. Door die logica te automatiseren, worden ordergegevens sneller en consistenter bijgewerkt en verschuift het werk van handmatig uitzoekwerk naar gerichte behandeling van echte afwijkingen. Dat levert tijd op, verlaagt de kans op fouten en geeft meer grip op leverbetrouwbaarheid en proceskwaliteit.
