Binnen de VVT worden cliëntafspraken en activiteiten vaak op meerdere plekken gebruikt: in het ECD voor de zorgorganisatie en in een cliëntportaal voor cliënten en naasten. Als die agenda’s niet gelijk lopen, ontstaat er snel verwarring over geplande bezoeken, behandelafspraken of activiteiten op locatie.
Binnen de VVT worden cliëntafspraken en activiteiten vaak op meerdere plekken gebruikt: in het ECD voor de zorgorganisatie en in een cliëntportaal voor cliënten en naasten. Als die agenda’s niet gelijk lopen, ontstaat er snel verwarring over geplande bezoeken, behandelafspraken of activiteiten op locatie.
• Gemiddeld meerdere uren per week kwijt aan het handmatig synchroniseren van afspraken per locatie
• Regelmatig niet-doorgezette of dubbele afspraken door handmatige cliëntmatching op nummer en naam tussen ECD en portaal
• Risico's rond verwarring bij cliënten en naasten door afspraken die in het portaal afwijken van de feitelijke planning in het ECD
• Herhaalwerk per cliënt en locatie verdwijnt uit de zorgadministratie
• Tussencontroles bij invoer worden overgenomen
• Tijdwinst zit niet alleen in invoer maar in het wegnemen van de hele reeks handelingen
• Zorgteams, cliënten en naasten kijken naar dezelfde actuele planning
• Gemiste bezoeken en agenda-onduidelijkheid nemen af
• Afstemming achteraf over afspraken verdwijnt grotendeels
• Cliëntidentificatie wordt gecontroleerd vóór doorzetting van afspraken
• Menselijke aandacht wordt ingezet waar identificatie niet eenduidig is
• Werk verschuift van handmatig invoeren naar beoordelen van uitzonderingen
• Stuurinformatie per run over aangemaakte afspraken en uitval
• Cliënten die handmatige opvolging vragen worden direct zichtbaar
• Inlogproblemen en portaalfouten worden structureel gesignaleerd
Binnen de VVT worden cliëntafspraken en activiteiten vaak op meerdere plekken gebruikt: in het ECD voor de zorgorganisatie en in een cliëntportaal voor cliënten en naasten. Als die agenda’s niet gelijk lopen, ontstaat er snel verwarring over geplande bezoeken, behandelafspraken of activiteiten op locatie.
1. Het proces haalt voor ingestelde locaties de geplande afspraken uit het ECD op voor de eerstvolgende relevante week.
2. Per afspraak controleert het proces de cliëntgegevens en beoordeelt het of de cliënt uniek en betrouwbaar te koppelen is.
3. De afspraken worden gegroepeerd per cliënt, zodat alleen verwerkbare dossiers doorgaan naar de volgende stap.
4. In het cliëntportaal zoekt het proces de juiste cliënt op aan de hand van beschikbare identificerende gegevens.
5. Per cliënt controleert het proces of een afspraak al in de agenda staat en voorkomt zo dubbele invoer.
6. Ontbrekende afspraken worden in het cliëntportaal aangemaakt met datum, tijd en omschrijving uit het ECD.
7. Na afloop ontvangt de organisatie een overzicht van de verwerking, inclusief uitval, waarschuwingen en aantallen.
Het proces wordt geautomatiseerd met de inzet van een digitale collega die meebeweegt met de werkwijze van de organisatie.
Er is geen volledig standaardproces: organisaties bepalen zelf welke onderdelen worden afgesloten, in welke volgorde en met welke uitzonderingen.
De robot voert vervolgens exact dezelfde stappen uit als een medewerker, maar dan:
Sneller
Foutloos
Consistent
volgens vastgelegde afspraken
Het synchroniseren van afspraken tussen ECD en cliëntportaal is in veel VVT-organisaties terugkerend en foutgevoelig werk. Door dit proces te automatiseren worden agenda’s consistenter, neemt handmatig overzetwerk af en ontstaat beter zicht op uitzonderingen die echt aandacht vragen. Dat levert vooral rust op in de uitvoering en meer grip op een proces dat anders versnipperd over teams blijft liggen.
